7.1.1 การกำหนดรูปแบบข้อมูล หมายถึง รูปแบบข้อมูลในเซลล์ เช่น รูปแบบตัวอักษร วันที่ หรือ เวลา และรูปแบบของเซลล์ ประกอบด้วย แบบตัวเลข การจัดวาง แบบตัวอักษร เส้นขอบ แบบลวดลายและการป้องกัน การกำหนดรูปแบบของข้อมูล หลังจากเลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ สามารถกำหนดได้ 2 ทาง คือ
1. การกำหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้เครื่องแถบเครื่องมือ
2. การกำหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้เมนูคำสั่ง
7.1.2การเลือกกลุ่มเซลล์ หมายถึง การเลือกหรือการคลุมเซลล์เพื่อนำไปกำหนดรูปแบบเซลล์ให้มีลักษณะเหมือนกัน วิธีการเลือกกลุ่มสามารถกระทำได้ 3 วิธี คือ
1. การใช้เมาส์โดยคลิกที่เซลล์แรกค้าง แล้วเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ
2. การใช้แป้นพิมพ์ โดยเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่เซลล์แรก กดปุ่ม Shelf ค้างไว้ แล้วใช้ลูกศรเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ
3. การใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ โดยใช้เมาส์คลิกเลือกที่เซลล์แรก กดปุ่ม Shelf ที่แป้นพิมพ์ ค้างไว้แล้วใช้เมาส์คลิกที่เซลล์สุดท้ายของกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ
รูปที่ 7.1 การเลือกกลุ่มเซลล์หรือกคลุมเซลล์
7.1.3 การจักตำแหน่งในการแสดงผลของข้อมูล
ในการจัดรูปแบบในการแสดงผลของข้อมูล สามารถกำหนดตำแหน่งสำหรับการแสดงผลให็แสดงรูปแบบตามแนวต่างๆได้ตามต้องการ โดยมีวิธีกาสรและขั้นตอนในการจัดตำแน่งการแสดงผลดังต่อไปนี้
1.มีวิธีเลือกรูปแบบข้อมูล
(1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ
(2)เลือกเมนู Format
(3) เลือกเซลล์ ปรากฏหน้าต้างรายการ ดังนี้
-Number รูปแบบตัวเลข
-Alignment วางแนวข้อความ
-Font รูปแบบตัวอักษร
-Border รูปแบบเส้นขอบ
-Patterns รูปแบบพื้นลวดลาย
-Protection การป้องกันข้อมูล
(4) เลือกแท็บรายการที่ต้องการ
2.วิธีการกำหนดรูปแบบตัวเลข(Number)
(1)เลือกเซลล์ที่ต้องการกำหนดรูปแบบตัวเลข
(2)เลือก Format
(3)เลือก Cell
(4)เลือกNumber
ในส่วนของ Category เลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการ ดังนี้
(1)General ไม่มีการกำหนดรูปแบบ ตัวเลขจะแสดงตามที่พิมพ์ (2)Number สำหรับแสดงตัวเลขทั่วไปมีเครื่องหมาย,คั่นทุกๆ 3 หลัก
3.วิธีกำหนดรูปแบบตามความต้องการของผู้ใช้(Custom)
4.วิธีการจัดรูปแบบวันที่และเวลา
(1)เลือกเซลล์ ข้อมูลวันที่หรือข้อมูลเวลาที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบ ใหม่
(2)เลือก Format
(3)เลือกCells
(4)เลือกNumber
(5)ในสส่วนCategory เลือกรายกา่รดังนี้
-Data ถ้าต้องการกำหนดรูปแบบวันที่
-Time ถ้าต้องการกำหนดรูปแบบเวลา
(6)เลือกในส่นType: 1กำหนดลักษณะประเถทข้อมูลที่ต้องการ
(7)เลือกOK
5.วิธีจัดรูปแบบข้อความ
(1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา
(2)เลือกด Format
(3)เลือกCells
(4)เลือกAliugnment
(5)เลือกรูปแบบแนวข้อความตามต้องการ
(6)เลือกOK
6.วิธีการจัดรูปแบบตัวอักษร
(1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา
(2)เลือกด Format
(3)เลือกCells
(4)เลือก Font ประกอบด้วย
-Font แบบอักษร
-Font style ลักษณแบบอักษร หนา เอียง
7.วิธีการเลือกรูปแบบเส้นขอบ
(1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา
(2)เลือกด Format
(3)เลือกCells
(4)เลือกBorder ประกอบด้วย
(ก) Presets : แลือกแนวเส้นที่กำหนดไว้ ได้แก่
-None ไม่มีเส้นขอบ
-Outline ตีเส้นขอบภายนอก
-Inside เส้นขอบภายใน
(ข)Border : เส้นขอบ
(ค)Line : เลือกลักษณะเส้นขอบ
(ง) Color : เลือกสีเส้นขอบ
8.วิธีการเลือกรูปแบบพื้นที่
(1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา
(2)เลือกด Format
(3)เลือกCells
(4)เลือก Fill ประกอบด้วย
-Background Color : เลือกใส่พืนหลัง
-Pattern Color : เลือกใส่สีลวดลาย
9.วิธีการเลือกรูปแบบการป้องกัน
ใช้ในการป้องกันการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูลบนเซลล์ โดยเฉพาะเซลล์ที่เกิดจากการสร้างสูตรคำนวนหรือฟังชั่น รวมทั้งสามารถซ้อนสูตรการคำนวน มีขั้นตอนดังนี้
(1)คลิกเมาส์ปุ่มขวา เลือก Format
(2)เลือกCells
(3)เลือก Protection
(4)เลือก Locked ต้องการป้องกันกลุ่มเซลล์ที่เลือก
(5)เลือกHidden 1ต้องการซ่อนสูตรการคำนวนไม่ให้ปรากฏ
7.2 การแก้ไขข้อมูลบนเซลล์
7.2.1 การลือกแก้ไขเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง มีขั้นตอนดังนี้
1.เลือกเซลล์ที่ต้องการแก้ไข
2.เลือกที่ตัวอักษร พิมพ์ข้อมูลใหม่ทับข้อมูลก่า หรือกด ปุ่มF2แล้ว แก้ไขข้อมูลที่ต้องการหรือเลือกบนแถบสูตร แล้ว แก้ไขข้อมูล
7.2.2 การเพิ่มแทรกคอลลัมน์
1.เลือกRow หรือ Column ที่ต้องการ
2.เลือกเมนู Insert
3.เลือก Rows หรือ กดเม้าส์ปุ่มขวา เลือก Enter row เมื่อ ต้องการแทรกแถว
4.เลือกเมนู Insert
5.เลือกColumn Enter row เมื่อต้องการแทรกคอลัมน์
6.เลือกOK
7.3 การคัดลอกเซลล์ ลบ และเคลื่อนย้ายข้อมูล
7.3.1การคัดลอกเซลล์(Copy)
1.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
2.วางเมาส์ที่มุมขวาของเซลล์เริ่มต้น
3.ตัวชี้เมาส์ เปลี่ยนเป็นเครื่องฃหมาย(Auto Fill)
4.เลือกAuto Fill จนถึงเซลล์สุดท้าย หรือเลือกที่เซลล์เริ่มต้น
5.กดเมาส์ปุ่มขวาเลือก Copy
6.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
7.เลือก Paste
7.3.2 การลบเซลล์(Delete)
1.เลือกเซลล์ที่ต้องการลบ
2.กดปุ่ม Delete
7.3.3การลบแถวหรือคอลัมน์
1.เลือกRow หรือ Column ที่ต้องการ
2.เลือกขวา เลือกDelete ปรากฏDialog Box
3.เลือกDelete Entire Row ลบทั้งแถว
4.เลือกDelete Entire Column]ทั้งคอลัมน์
5.เลือกOK
7.3.4 การเคลื่อนย้ายเซลล์ (Move)
1.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
2.วางเมาส์ที่มุมล่างขวาของเซลล์
3.ลากไปวาง ณ ตำแหน่งเซลล์ที่ต้งการ
1.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
2.วางเมาส์ที่มุมขวาของเซลล์เริ่มต้น
3.ตัวชี้เมาส์ เปลี่ยนเป็นเครื่องฃหมาย(Auto Fill)
4.เลือกAuto Fill จนถึงเซลล์สุดท้าย หรือเลือกที่เซลล์เริ่มต้น
5.กดเมาส์ปุ่มขวาเลือก Copy
6.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
7.เลือก Paste
7.3.2 การลบเซลล์(Delete)
1.เลือกเซลล์ที่ต้องการลบ
2.กดปุ่ม Delete
7.3.3การลบแถวหรือคอลัมน์
1.เลือกRow หรือ Column ที่ต้องการ
2.เลือกขวา เลือกDelete ปรากฏDialog Box
3.เลือกDelete Entire Row ลบทั้งแถว
4.เลือกDelete Entire Column]ทั้งคอลัมน์
5.เลือกOK
7.3.4 การเคลื่อนย้ายเซลล์ (Move)
1.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
2.วางเมาส์ที่มุมล่างขวาของเซลล์
3.ลากไปวาง ณ ตำแหน่งเซลล์ที่ต้งการ
ำะำะัพำั
ตอบลบ