หน่วยที่5 การจัดเอกสารและการนำเอกสารมาใช้งาน

5.1 การจัดเรียงลำดับข้อมูลในตารางเอกสาร

            เมื่อสร้างเอกสารขึ้นมาตามความต้องการเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ต้องการจัดเรียงข้อมูลในเอกสารบางส่วนให้เรียงลำดับความต้องการ เช่น การจัดเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปหาน้อย หรือจากน้อยไปหามาก ไม่ว่าข้อความที่จะจัดเรียงนั้นจะอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร กลุ่มข้อความ ข้อความที่เป็นคอลัมน์ หรือข้อความที่อยู่ในรูปแบบของตาราง ก็สามารถทำการจัดเรียงได้ทั้งสิ้น 

5.1.1 การเรียงลำดับข้อมูลด้วยแถบเครื่องมือ

  1.เลือก Layout
  2.เลือก sort ข้อมูลในตารางที่เลือกจะจัดเรียงใหม่ โดยจัดเรียงข้อมูลตามคำสั่งที่เลือกจากแถบเครื่องมือ
5.1.2 การเรียงลำดับข้อมมูลด้วยเมนูคำสั่ง
1.เลือกข้อมูลในตารางที่ต้องการจัดเรียงข้อมูล
2.เลือกเมนู Table
3.เลือกSort ปรากฏหน้าต่างการจัดเรียงข้อมูล

รูปที่ 5.3 หน้าต่างการจัดเรียงข้อมูล

มีรายละเอียดดังนี้

-Sort by              การกำหนดเงื่อนไขแรกสำหรับการจัดเรียงข้อมูล

-type                   การกำหนดประเภทของข้อมูลหลักที่เลือกให้ทำการจัดเรียง

-Ascending         การกำหนดให้ทำการจัดเรียงแบบจากน้อยไปหามาก

-Descending       การกำหนดให้ทำการจัดเรียงแบบจากมากไปหาน้อย

-Then By (1)       กำหนดเงื่อนไขที่สองสำหรับการจัดเรียงข้อมูล หากมีข้อมูลตามเงื่อนไขแรกซ้ำกัน

-Then By (2)       กำหนดเงื่อนไขที่สามสำหรับการจัดเรียงข้อมูล หากมีข้อมูลตามเงื่อนไขแรกและเงื่อนไขที่สองซ้ำกัน

-type                    กำหนดประเภทของข้อมูลหลักที่เลือกให้ทำการจัดเรียง

-My List Has       กำหนดลักษณะของการที่จะทำการจัดเรยีงข้อมูล

-Header Row       กำหนดรายการที่เรียงนี้มีส่วนที่เป็นหัวแถว อยู่ด้วย

-No Header Row กำหนดรายการที่เรียงนี้w,jมีส่วนที่เป็นหัวแถว

-Options...           กำหนดรายละัเอียดอื่นๆของการจัดเรียงลำดับข้อมูล

5.2 การแทรกเลขหน้า หัว/ท้ายกระดาษ

5.2.1 ขั้นตอนการใส่เลขหน้าเอกสาร

5.2.4 การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)

5.3 การสร้างจดหมายเวียนและซองจดหมาย

         การพิมพ์จดหมายเวียน (Mail Merge) เป็นการพิมพ์จดหมายที่มีข้อความเหมือนกันและส่งถึงผู้รับหลายๆคน ทำให้การทำงานสะดวกขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่น จดหมายการเชิญประชุม จดหมายแจ้งผลการเรียน จดหมายขออนุญาตผู้ปกครอง นักเรียน นักศึกษา จดหมายแจ้งการเปลี่ยนแปลงเวลาสอน จดหมายแจ้งประชุมคณะกรรมการ และแจ้งประชาสัมพันธ์ข่าวสาร เป็นต้น

        การพิมพ์จดหมายเวียนจะต้องทำเอกสาร 2 แฟ้ม

- แฟ้มที่ 1 แฟ้มเอกสารหลัก ซึ่งใช้เก็บตัวจดหมาย

- แฟ้มที่ 2 แฟ้มที่เก็บข้อมูลหรือรายละเอียดของผู้รับจดหมาย

5.3.1 ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน

1.สร้างตารางเพื่อกรอกรายชื่อ และรายละเอียดของผู้รับ
(1)เลือกTable
(2)เลือก Insert Table
(3)ป้อนข้อมูลลูกค้าตามรายละเอียด
(4)เก็บแฟ้มแฟ้มข้อมูล ชื่อ Address

5.4 การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์

     เมื่อสร้างและตกแต่งเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว และต้องการพิมพ์เอกสารรออกทางเครืองพิมพ์สำมารถกำหนดลักษณะการพิมพ์ มีขั้นตอนการจัดพิมพ์ดังนี้

5.1.4 เลือกเมนู File>Print
5.4.2 กำหนดรายละเอียดในการพิมพ์
5.4.3เลือก Print เพื่อพิมพ์เอกสารตามที่กำหนด

 หน้าใช้จัดลักษณะหน้ากระดาษ

    แนวกระดาษ หมายถึง แนวหรือทิศทางการพิมพ์ของกระดาษ
        -   แนวตั้ง การพิมพ์ตามแนวตั้งของกระดาษ
        -   แนวนอน การพิมพ์ตามแนวนอนของกระดาษ

    อัตราส่วน กำหนดการย่อขยายข้อมูลในการพิมพ์  ขนาดกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษที่ใช้งาน  คุณภาพการพิมพ์ กำหนดความเข้มของผลงานที่พิมพ์  เลขหน้าแรก กำหนดที่หน้าเริ่มต้นให้กับหน้าแรกของเอกสาร คือ เอกสารจริงเป็นหน้าใดก็จะเป็น  เลขหน้านั้น  ขอบกระดาษที่ใช้กำหนดระยะต่าง ๆ บนหน้ากระดาษ

    ระยะขอบกระดาษทั้ง 4 ด้านของกระดาษ ได้แก่ บน, ล่าง, ซ้าย, ขวา

    จากขอบใช้กำหนดระยะห่างของหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

        - หัวกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง
        - ท้ายกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง

    จัดกลางหน้า เพื่อกำหนดให้ข้อมูลอยู่กลางหน้ากระดาษพอดี

        - ตามแนวนอน วางข้อความทั้งหมดไว้กลางบรรทัดในแนวนอน
        - ตามแนวตั้ง วางข้อความทั้งหมดไว้กลางหน้ากระดาษในแนวตั้ง
    สามารถเลือกได้ทั้งตามแนวนอนและตามแนวตั้ง หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ

    หัวกระดาษ หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านบนของทุก ๆ หน้า

    ท้ายกระดาษ  หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านล่างของทุก ๆ หน้า

        การเข้าสู่เมนูการพิมพ์

        คลิกที่เมนูคำสั่ง แฟ้ม

     2. คลิกที่คำสั่ง   พิมพ์   จะปรากฏจอภาพ ดังรูป

    เครื่องพิมพ์ จะบอกว่าเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่นี้เป็นรุ่นอะไร พิมพ์- แถบสี พิมพ์เฉพาะพื้นที่ที่แรเงาใน Worksheet

        - ชีทที่เลือก พิมพ์ Worksheet ที่กำลังใช้งานอยู่และพิมพ์เอกสารทั้งหมด
        - ทั้งสมุดงาน กำหนดให้พิมพ์ Worksheet ทุก Worksheet ที่มีอยู่ออกมาทั้งหมด

    ช่วงหน้าที่พิมพ์ ทั้งหมด พิมพ์ทุกหน้า หน้าพิมพ์โดยระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์ จำนวนชุดกำหนดลักษณะการพิมพ์ของจำนวนชุดที่มากกว่า 1 ชุด