หน่วยที่6 การประยุกต์ใช้โปรแกรมคำนวนทางธุรกิจด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

6.1 ความรู้เบื่องตั้นเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Excel

           รูบแบบของโปรแกรม Microsoft Excel จะคล้ายกับโปรแกรมพโลตัส (Lotus) โดยจะมีลักษณะเป็นโปรแกรมที่รูปแบบเป็นตาราง 2 มิติ และเป็นตารางที่มีขนาดใหญ่มาก จนไม่สามรถที่จะปรากฎบนจอภาพได้ทั้งหมดใน 1 จอภาพ ประกอนบด้วยแถวในแนวนอน เรียกว่า แถว (Row) จะแบ่งได้ทั้งหมด 65,536 แถว ในแต่ละแถวจะใส่ตัวเลขได้ทั้งหมด 1-65,536 เป็นตัวเลขกำกับแถว ส่วนแถวคอลัมตามแนงตั้งจะจะแบ่งได้ทั้งหมด256แถว แต่ละแถวจะใช้ตัวอักษร A,B,C,...,Aa,Ab.,...,Ba,...lv เป็นตัวกำกับแถว แต่จะไม่สามารถกำหนดจำนวน Cell ที่เสดงผลบนหน้าจะภาพได้ว่า สามารถแสดงได้จำนวนเท่าไร ขึ้นอยู่กับขนาดความกว้างของCellแต่ละCell ด้วยตำแน่งที่(Column) และแถว (Row) ตัดกันเรียกว่า Cell ซึ่งจะสังเกตุเห็นเซลล์ที่แตกต่างกันกำลังทำงา่นอยู่ ซึ่งเรียกเซลล์ที่มีลักษณะนี้ว่า ตัวชี้ตำแหน่ง (Cell Pointer) ส่วนนี้จะเป็นตัวบอกว่าตำแหน่งที่กำลังทำงานอยู่กับเซลล์นั้นๆ สามารถเลื่อนไปยังที่ใดๆก็ได้บนกระดาษทำการ(Worksheet) มีลักษณะกรอบสี่เหลี่ยมสีดำ ขอบเข็มและหนา ล้อมกราบเซลล์นั้นๆอยู่ไม่ว่าเซลนั้นจะมีขนาดเท่าไรก็ตาม
             การเรียกเซลล์ โดยใช้ชื่อของคอลัมน์และชื่อของแถวที่ตัดกันนั้น ตัวอย่างเช่น A1,B6,H15 โดยในแต่ละเซลล์สามารถใส่ข็อมูลที่เป็นตัวอักษร (Character) ตัวเลข (Number) หรือสูตร (Formulas) ลงในเซลล์ได้

6.1.2วิธีการเปิดโปรแกรม

1.  คลิกที่ปุ่ม start

2.  เลื่อนเมาส์ไปชี้คำสั่ง All program 

3.  เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office

4.  เลื่อนเมาส์ไปที่Microsoft office Excel คลิก


6.2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel

การแสดงแถบเครื่องมือ (Ribbon)

1.Home หน้าแรก เป็นหน้าที่รวบรวมชุดคำสั่งเครื่องมือพื้นฐานที่ผู้ใช้งานส่วนมากต้องใช้ประจำ เช่น การจัดรูปแบบตารางหรือเซลล์

2.Insert แทรก ใช้สำหรับแทรกวัตถุหรือองค์ประกอบต่างๆ ลงไปบนวิร์กชีท เพื่อใช้อ้างอิงประกอบ ข้อมูลให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น รวมถึงการเพิ่มความสวยงามด้วย เช่น กราฟ รูปภาพ หรือไดอะแกรมเป็นต้น

3.Page Layout (เค้าโครงหน้ากระดาษ)เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดหน้ากระดาษต่าง ๆ ได้แก่ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปรับพอดี เป็นต้น

4.Formulas (สูตร)เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการเกี่ยวกับสูตรหรือฟังก์ชั่นต่าง ๆ ได้แก่ ตรวจสอบสูตร และการคำนวณ เป็นต้น

5.Data (ข้อมูล) เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ รับข้อมูลภายนอก การเรียงลำดับ และเค้าร่าง เป็นต้น

6.Review (ตรวจทาน) เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการตรวจทานพิสูจน์อักษร สร้างข้อคิดเห็น และการเปลี่ยนแปลง

7. View (มุมมอง)เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการมุมมองของหน้ากระดาษ/แผ่นงาน/สมุดงาน ได้แก่ แสดง/ซ่อน ย่อ/ขยาย หน้าต่าง เป็นต้น

6.3การกำหนดขอบเขตข้อมูล

     การกำหนดขอบเขตกลุ่มข้อมูล หรือการกำหนดขอบเขตข้อมูล ทำได้2 วิธีดังนี้
6.3.1 เลือกเซลล์แบบเซลล์เดียว
การกำหนดขอบเขตของกลุ่มข้อมูลด้วยการป้อนตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ โดยเลือกเซลล์ที่ต้องการกำหนดเองสามารถกำหนดได้ 4แบบย่อยๆ ได้แก่
1. ขอบเขตข้อมุลเซลล์เดียว เช่น A9, B10, C7,
2. ขอบเขตข้อมุลเป็นเซลล์ ซึ่งอยู่ในแถวเดียวกัน เช่น A9:C9,C5:D5,C7:M17
3. ขอบเขตข้อมุลเป็นเซลล์ ซึ่งอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่นA1:A9,C15:C25
4. ขอบเขตข้อมุลเป็นเซลล์ ซึ่งอยู่ในรูปของสี่เหลี่ยมมุมฉาก เช่น A9:P25,C7:F15,T1:P5

รูปที่6.2 การเลือกเซลล์แบบเซลล์เดียว

6.3.2 เลือกเซลล์แบบต่อเนื่อง

การกำหนดขอบเขตของกลุ่มเซลล์ด้วยการชีตำแหนง สามารถกำหนดได้3แบย่อยๆได้แก่
1.การกำหนดขอบเขตของกลุ่มข้อมูลเพียงกลุ่มเดียว กำหนดได้ 2 ทาง คือ
(1) ใช้เมาส์กำหนดขอบเขตข้อมูล ดังนี้
(ก) เลื่อนตัวชี้เมาส์รูปเครื่องหมายบวก ไปยังเซลล์เริ่มต้นที่ต้องการกำหนดขอบเขตข้อมูล

ขอบเขตข้อมูล

(ข) กดปุ่มซ้ายมือ ลากไปยังเซลล์สุดท้ายที่ต้องการกำหนดขอบเขตปล่อยเมาส์
(2) ใช้แป้นพิมพ์ในการกำหนดเขตข้อมูล ดังนี้
(ก) เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปยังเซลล์ที่ต้องการกำหนด ขอบเขตข้อมูล
(ข) กดปุ่ม Shif คลิกตัวชี้เมาส์ไปยังเซลล์สุดท้ายที่ตั้งการกำหนดขอบเขตข้อมูล


2. การกำหนดขอบเขตของกลุ่มข้อมูลหลายกลุ่ม เลือกเฉพราะเซลล์ที่ต้องการ
(1) เลือกเซลล์แรกที่ต้องการ
(2)กดปุ่ม Ctrl ค้างเลือกเฉพราะขอบเขตพื้นที่ที่ต้องการ

3. การกำหนดขอบเขตของกลุ่มข้อมูลของกระดาษทำการ (Worksheet)
(1) เลือกที่ปุ่มสีเทา ที่เชื่อมระหว่างชื่อหัวแถวแนวตั้ง (Column Heading) และชื่อหัวแถวแนวนอน
(Row Heading )

(2) กดปุ่มCtrl + Shift+ Specebar พร้อมกัน จะได้ขอบเขตของข้อมูลที่กำหนดตามต้องการ

รูปที่ 6.5 การเลือกข้อมูลทั้งหมดของหน้ากระดาษทำการ (Worksheet)

6.3.3การป้อนข้อมูล

นอกจากจะพิมพ์ป้อนข้อมูลลงในเซลล์โดยตรง ยังมีเทคนิคการป้อนข้อมฤูลอัตโนมัติหลายอย่างที่ควรรู้จักและฝึกใช้ให้คล่อง จะช่วยให้การทำงานได้ง่ายและรวดเร็วขึ้นมาก ข้อมูลที่ใช้ในการทำงานบนกระดาษทำการ มีอยู่ด้วยกัน 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

1.คงที่ เป็นข้อมูลคงที่ไม่เปลี่ยนแปลง ซึ่งได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร เวลา วันที่ ข้อมูลทางตรรกศาสตร์ หรือข้อความที่แสดงความผิดพลาดต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้
2.สูตรในการคำนวน เป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการคำนวนต่างๆเพื่อหาผลลัพธ์จากการคำนวนนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็นสูตรหรือฟังชั่นทางคณิตศาสตร์ สูตรการคำนวนที่ผู้ใช้เขียน หรือกำหนดขึ้นเอง

6.3.4 การกำหนดข้อมูลลงเซลล์
     การกำหนดข้อมูลลงเซลล์เป็นการทำงานในชั้นต้น เรียกว่า การป้อนข้อมูลลงเซลล์เมื่อมีข้อมูลอยู่แล้วและต้องการจะนำข้อมูลที่มีอยู่นั้นป้อนลงเซลล์บนกระดาษทำการของโปรแกรม เพื่อนำข้อมูลที่ป้อนทำการประมวลผลใดๆข้อมูลที่สามารถป้นลงไปได็ต้องเป็นข้อมูลประเภทตัวอักษร ข้อความ ตัวเลข สูตร หรือฟังชก์ชัน

6.3.5 วิธีป้อนข้อมูล

1.เลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล
2.พิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์
3.กดปุ่ม Enter

6.3.6 การแก้ไขข้อมูล

1.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
2.พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการหรือกด F2  
3.พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการแก้ไข
4.กดปุ่ม Enter

6.3.7การป้อนตัวเลข

-จำนวนเงิน  สามารถป้อน ฿ ไว้ข้างหน้าตัวเลขได้ ตัวอย่างเช่น ฿500

-เศษส่วนคละ ให้ไว้ช่องว่างระหว่างเลข จำนวนเต็มกับเสษส่วน ตัวอย่าง เช้นป้อน1 1/2(คือ 1.5 ),2 2/8(คือ 2 1/4 หรือ 2.25)

-เศษส่วนแท้ ต้องป้อนแบบเศษส่วนคละ โดยใส่เลข0 ไว้ข้าง เช่น 1/4 (ถ้าป้อนแค่1/4 จะเป็นรูปแบบการป้อนวันที่ ข้อมูลในเซลล์ จะเป็น 1-เมษายน)

6.3.8 การป้อนวันที่และเวลา

     วัน เดือน ปี ค.ศ ถ้าต้องการผลแสดงผลเป็น พ.ศ. ให้จัดรูปแบบเซลล์ เป็นวันเดือนเป็น ภาษาไทย ซึ่งแปลง วัน เดือน ปี ค.ศ ค.ศเป็น พ.ศ ให้อัตโนมัติ ชั่วโมง นาที ป้อนตัวเลขโดยใช้เครื่องหมาย : คั่น

6.3.9 การเติมอัตโนมัต

 คือ การเติมชุดข้อมูล เช่น ลำดับเลข จันทร์-อาทัตย์ มกราคม-ธันวาคม ฯลฯ เพิ่มความสะดวกในการป้อนข้อมูลยิ่งขึ้น

      วิธีการ (สมมุติต้องการป้อนข้อมูล"จันทร์-อาทิตร์")

1.เลือกเซลล์ที่ต้องการ

2.วางเมาส์ ที่มุมขวาของเซลล์เริ่มต้น

3.ตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย+

4.ลาก + จนถึงเซลล์สุดท้าย

6.3.10 การเปรี่ยนชื่อกระดาษทำการ

1.เลือกกระดาษทำการที่ต้องการเปรี่ยนชื่อ

2. กดเมาส์ปุ่มขวา เลือก Reneme

3.พิมชื่อที่ต้องการเปลี่ยนCustomer

6.3.11 การลบกระดาษทำการ

- บนแถบแท็บ ในมุมซ้ายของหน้าต่างสมุดทำการ ให้คลิกขวาที่แท็บของกระดาษทำการที่ต้องการลบ จากเมนูลัดที่ปรากฏขึ้นมา ให้

bullet

คลิก Delete

6.3.12 การเพิ่มหรือแทรกกระดาษทำการ (Sheet Insert)

1.เลือกกระดาษทำการที่ต้องการเพิ่ม/แทรก

2.กดปุ่มขวา เลือก Insert

3.เลือก OK

6.3.13 การย้านกระดาษทำการ

1.เลือกกระดาษทำการที่ต้องการย้าย

2.กดปุ่มเมาส์ซ้ายค้าง ลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

6.4 การคำนวณและการใช้สูตรฟังก์ชัน

6.4.1 การใช้สูตรคำนวน

เมื่อป้อนสูตรคำนวนในตารางให้ใช้เครื่องงหมาย = นำหน้าเสมอ มิฉะนั้นโปรแกรม จะคิดว่าสูตรที่ป้อนเข้าไปนั้นเป็นข้อความธรรมดา และไม่นำไปคำนวน

1.เครื่องหมายการคำนวน

   (1) เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ ได้แก่ เครื่องหมาย บวก+ ลบ- คูณ* หาร/ ยกกำลัง(^) และเปอร์เว็นต์(%)

6.4.2 วิธีการคำนวณในเซลลล์

1.การหาผลรวมหรือการบวก

  วิธีที่ 1 การใส่สูตรคำนวณลงในเซลล์ ในช่้องรวมคะแนน วิชา ดร 221 สูตรที่ป้อนคือ = 69+21 จากนั้นกดปุ่มEnter

  วิธีที่2 การใช้เครื่องมือคำนวณหาผลรวมอัตโนมัติ โดยวิธีการเลือกแล้วลากจาก 72 ถึง ช่องรวมคะแนน คลิกเลื่อก

6.4.3 การคำนวนโดยใช้ฟังชั่น

ฟังชั่น คือ สูตรสำเร็จรูปซึ่งโปรแกรมสร้างไว้ให้เรียบร้อย เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ทำงานได้สะดวกรวดเร็ว เพียงเลือกฟังชั่นให้เหมาะสม และตรงกับผลลัพธ์ที่ต้องการและกำหนดข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณ เท่านั้น

 6.4.4 ส่วนประกอบของฟังชก์ชัน แบ่งออกเป็น4ส่วนดังนี้

1.เครื่องหมาย(=)

2.ชื่อของฟังก์ชัน

3.เครื่องวหมายวงเล็บ

4.ช่วงของข้อมูล (Arguments)

6.4.5  วิธีใช้ฟังก์ชัน การใช้ฟังก์ชันมี 3 ลักษณะ คือ

ลักษณะที่ 1 ผู้ใช้พิมพ์รูปแบบของฟังก์ด้วยตนเอง

ลักษณะที่ 2 เลือก Past Function

ลักษณะที่ 3 การเรียกใช้ฟังก์ชั้น บนแถบสูตรคำนวณ

6.4.6 วิธีการป้อนสูตรอย่างรวดเร็ว

1.เลือกเมาส์ เลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนสูตร

2.พิมพ์เครื่องหมาย =

3.เลือกที่ช่อง ข้างแถบสูตรSUM

4.เลือกฟังก์ชันที่ต้องการใช้โดยไม่ต้องติดพิมพ์

6.4.7 ขั้นตอนการใช้ Paste  Function

1. เลือกเมาส์ เลือกเซลล์ที่ต้องการใส่ฟังก์ชั้น เช่น ค่าผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด ค่าต่ำสุด

2.เลือก จากแถบเครื่องมือ Fx

3.ในส่วน Function Cotegory เลือกประเภทของฟังก์ชันที่ต้องการ

4.ในส่วน Function Name เลือกฟังก์ชันที่ต้องการ เช่น Most Recently Used (ฟังก์ชันถูมนำมาใช้บ่อย) 

5.เลือก OK

6.4.8 การแสดงสูตรคำนวณบนกระดาษทำการ (Work Sheet)

     การคำนวณบนกระดา(ษทำการโปรแกรมจะเเสดงผลลัพธ์การคำนวณที่ต้องการตรวจสอบว่าเกิดจากสูตรคำนวณจะต้องดูจากแถบสูตร แต่ไม่สามรถแสดงผลลัพธ์คำนวณออกมา กรณีที่ต้องการทราบสูตรที่ใช้คำนวณและพิมพ์ได้ด้วยสามรถกระทำได้ ดังนั้

1.เลือกเมนู Formulas

2.เลือก Show Formulas