หน่วยที่ 12 การแก้ไข ตกแต่ง และการฉายสไลด์จากโปรแกรมการนำเสนอผลงาน

ในการสร้างงานนำเสนอด้วยโปรแกรม Microsoft Powerpoint นอกจากการป้อนข้อมูล รูปภาพ กราฟ หรือข้อมูลใดๆ ลงบนสไลด์แล้ว ยังสามารถแก้ไข ตกแต่ง เปลี่ยนสี เพิ่มฉากหลัง เพิ่มสไลด์ กำหนดลักษณะของการเปลี่ยนแปลงภาพฉายของสไลด์ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดเวลาในการฉายแต่ละสไลด์โดยอัตโนมัติและกำหนดเอง และสร้างผังองค์กรได้ จะเห็นได้ว่าโปรแกรมนี้มีคุณสมบัติและประสิทธิภาพในการสร้างผลงานให้ออกมาสวยงาม เป็นลำดับขั้นตอน และที่สำคัญ คือ ผลงานนั้นจะเป็นผลงานที่น่าสนใจต่อผู้ชมมากยิ่งขึ้น



12.1 การแก้ไขและลบรูปแบบสไลด์

 ·  การแก้ไขสไลด์ที่สร้างงานนำเสนอ

        1. เลือกสไลด์ต้องการแก้ไข

        2. ป้อนแก้ไขข้อมูลที่ต้องการ

 ·  การลบสไลด์

        1. เลือกสไลด์ที่ต้องการลบ

        2. คลิกเมาส์ที่ปุ่มขวา

        3. เลือก Delete Slide

 · การแก้ไขรูปแบบสไลด์

        1. เลือกสไลด์ที่ต้องการแก้ไข

        2. เลือกเมนู Home

        3. เลือก Layout

12.2 การเพิ่มฉากหลังสไลด์ ตกแต่งสไลด์

          การสร้างงานนำเสนอ นอกจากการสร้างด้วยการป้อนข้อมูล รูปภาพ กราฟ หรือสิ่งอื่นใดลงบนสไลด์แล้วยังสามารถทำการตกแต่งงานนำเสนอให้มีลักษณะหรือสีที่แตกต่างกันออกไป และยังเป็นการช่วยเพิ่มความสวยงาม ความสะดุดตาให้งานนำเสนอ

ขั้นตอนการเพิ่มฉากหลังสไลด์



        1. เลือกสไลด์ที่ต้องการเพิ่มฉากหลังสไลด์


        2. เลือกเมนู Design จะปรากฎแบบพื้นหลังสไลด์



12.3 การกำหนดสีพื้นหลังสไลด์

       การใช้สีที่หลากหลายในสไลด์ เป็นเรื่องที่ยุ่งยากและอาจทำให้มองเห็นไม่ชัดเจน ถึงแม้โปรแกรม Microsoft Powerpoint จะสนับสนุนการใช้สีไม่จำกัด การสร้างงานนำเสนอที่สวยงามไม่จำเป็นต้องใช้สีสันมากมาย การใช้สีที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่สำคัญกว่า

       สไลด์แต่ละหน้าจะมีหลายองค์ประกอบ แต่ละองค์ประกอบจะต้องมีสีที่ง่ายต่อการจำแนก และทำให้สิ่งที่ต้องการเสนอดูเด่นขึ้นมา เช่น ถ้าฟิล์มสไลด์หรือการฉายบนจอควรใช้ฉากหลังเป็นสีเข้ม และตัวอักษรเป็นสีสว่างจะช่วยให้การอ่านง่ายและสบายตา ส่วนแผ่นใสควรใช้ฉากหลังเป็นสีอ่อน และให้ตัวอักษรเป็นสีเข้ม






12.4 การกำหนดลักษณะของการเปลี่ยนภาพฉายสไลด์

        การเปลี่ยนภาพสไลด์ (Slide Transition) เป็นการกำหนดลักษณะของการแสดงภาพของ

สไลด์ระหว่างการแสดงงานนำเสนอ โดยกำหนดวิธีการดึงสไลด์ลำดับขั้นต่อไปนี้ขึ้นมาแสดงใน

ลักษณะต่างๆตามที่กำหนด ซึ่งทำได้ดังนี้ คือ

        1. เลือกสไลด์ที่ต้องการกำหนดลักษณะการเปลี่ยนภาพนิ่ง

        2. เลือกเมนู Transition ปรากฏเครื่องมือสำหรับการกำหนดลักษณะของการเปลี่ยนแปลง






12.5 การกำหนดข้อความและภาพให้เคลื่อนที่แบบกำหนดเอง

วิดีโอ YouTube

วิดีโอ YouTube

12.6 การกำหนดเวลาในการสไลด์

         1. เลือกที่ตัวเลือกพิเศษ (Effect Options)


           2. ปรากฎหน้าต่างการทำงาน เลือกที่แถบการกำหนดเวลา (Timing)

        3. เมื่อกำหนดตามต้องการแล้วกด OK



12.7 การสร้างผังองค์กร (Organization Chart)

         1.บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ภาพประกอบ ให้คลิก SmartArt


            2.ในแกลเลอรี เลือกกราฟิก SmartArt ให้คลิก ลำดับชั้น แล้วคลิกเค้าโครงแผนผังองค์กร (เช่น แผนผังองค์กร) จากนั้นคลิก ตกลง

       3. เมื่อต้องการใส่ข้อความของคุณ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

                · คลิกในกล่องในกราฟิก SmartArt แล้วพิมพ์ข้อความของคุณ

                · คลิก [ข้อความ] ในบานหน้าต่างข้อความ แล้วพิมพ์ข้อความของคุณ

                · คัดลอกข้อความจากตำแหน่งที่ตั้งหรือโปรแกรมอื่น คลิก [ข้อความ] ในบานหน้าต่างข้อความ แล้ววางข้อความของคุณ

เปลี่ยนเส้นทึบเป็นเส้นประ
        เมื่อต้องการแสดงความสัมพันธ์ของการรายงานแบบเส้นประระหว่างสองกล่อง ให้เปลี่ยน

ลักษณะของเส้นระหว่างกล่องทั้งสองนั้น

        1.คลิกกราฟิก SmartArt ที่มีเส้นที่คุณต้องการเปลี่ยน

        2.คลิกขวาที่เส้นนั้น แล้วคลิก จัดรูปแบบรูปร่าง บนเมนูทางลัด

        3.คลิก สไตล์เส้น แล้วคลิก ชนิดเส้นประ ที่คุณต้องการ เปลี่ยนเค้าโครงแบบลอยของแผนผังองค์กรของคุณ

        เค้าโครงแบบลอยจะมีผลต่อเค้าโครงของกล่องทั้งหมดที่อยู่ใต้กล่องที่เลือก

        1.  คลิกกล่องในแผนผังองค์กรที่คุณต้องการนำเค้าโครงแบบลอยไปใช้

        2.  ภายใต้ เครื่องมือ SmartArt บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม สร้างกราฟิก ให้คลิก เค้าโครง จากนั้นให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้


        ถ้าคุณไม่เห็นแท็บ เครื่องมือ SmartArt หรือ ออกแบบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกกราฟิก SmartArt แล้ว เมื่อต้องการจัดกึ่งกลางกล่องทั้งหมดที่อยู่ใต้กล่องที่เลือก ให้คลิก มาตรฐาน


             เมื่อต้องการจัดกล่องที่เลือกให้อยู่กึ่งกลางเหนือกล่องข้างใต้ และจัดเรียงกล่องข้างใต้ในแนวนอนโดยมีสองกล่องในแต่ละแถว ให้คลิก ทั้งสองด้าน


 เมื่อต้องการจัดเรียงกล่องที่เลือกให้อยู่ทางขวาของกล่องข้างใต้ และจัดกล่องที่อยู่ข้างใต้ให้ชิดซ้ายในแนวตั้ง ให้คลิก ลอยด้านซ้าย


  เมื่อต้องการจัดเรียงกล่องที่เลือกให้อยู่ทางซ้ายของกล่องข้างใต้ และจัดกล่องข้างใต้ให้ชิดขวาในแนวตั้ง ให้คลิก ลอยด้านขวา


เปลี่ยนสีของแผนผังองค์กรของคุณ
    คุณสามารถนำการรวมสีที่ได้รับจาก สีของธีม ไปใช้กับกล่องต่างๆ ในกราฟิก SmartArt ได้

        1.คลิกกราฟิก SmartArt ที่มีสีที่คุณต้องการเปลี่ยน

        2.ภายใต้ เครื่องมือ SmartArt บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ลักษณะ SmartArt ให้คลิก เปลี่ยนสี


        ถ้าคุณไม่เห็นแท็บ เครื่องมือ SmartArt หรือ ออกแบบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกกราฟิก SmartArt แล้ว

        3. ให้คลิกการผสมสีที่คุณต้องการ

เปลี่ยนสีพื้นหลังของกล่องในแผนผังองค์กรของคุณ
        1. คลิกขวาที่เส้นขอบของกล่อง แล้วคลิก จัดรูปแบบรูปร่าง บนเมนูทางลัด

        2..คลิกบานหน้าต่าง การเติม แล้วคลิก สีเติมแบบทึบ

        3. คลิก สี   แล้วคลิกสีที่คุณต้องการ

        4.เมื่อต้องการระบุว่าคุณสามารถมองผ่านสีพื้นหลังได้มากเท่าใด ให้เลื่อนแถบเลื่อน ความโปร่งใส หรือใส่ตัวเลขในกล่องถัดจากแถบเลื่อน คุณสามารถปรับเปอร์เซ็นต์ของความโปร่งใสได้ตั้งแต่ 0% (ทึบที่สุด ซึ่งเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น) ถึง 100% (โปร่งใสที่สุด)

ทำแผนผังองค์กรของคุณให้เคลื่อนไหว
        ถ้าคุณกำลังใช้ Microsoft PowerPoint 2007 คุณสามารถทำให้แผนผังองค์กรของคุณเคลื่อนไหวเพื่อเน้นแต่ละกล่อง แต่ละสาขา หรือแต่ละระดับของลำดับชั้นได้

        1.คลิกแผนผังองค์กรที่เป็นกราฟิก SmartArt ที่คุณต้องการทำให้เคลื่อนไหว


        2. บนแท็บ ภาพเคลื่อนไหว ในกลุ่ม ภาพเคลื่อนไหว ให้คลิก ทำให้เคลื่อนไหว แล้วคลิก ทีละสาขา


เทคนิคการทำให้ Power point น่าสนใจ

หน่วยที่ 11 การประยุกต์ใช้โปรแกรมการนำเสนอผลงาน และการผลิตสื่อผสมด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint

  โปรแกรมการนำเสนอผลงานและการผลิตสื่อผสมด้วยโปรแกรม Microsoft Power point ใช้สำหรับนำเสนอผลงานที่เป็นข้อมูลรูปภาพ ตัวเลข กราฟ ตาราง มาจัดให้อยู่ในรูปแบบสไลด์ ซึ่งผู้ที่ใช้จะต้องรู้และเข้าใจถึงขั้นตอนการทำงาน การจัดวางตัวหนังสือ ลักษณะรูปแบบต่างๆในโปรแกรม ซึ่งสามารถเข้าใจได้ง่ายไม่ซับซ้อน และไม่ต้องใช้ทักษะทางศิลปะมากในการออกแบบงาน นอกจากนี้ยังสามารถเลือกรูปแบบต่างๆ อัตโนมัติได้ เพื่อความเหมาะสมและสวยงามของงาน

11.1 ความรู้พื้นฐานโปรแกรม Microsoft Power point  


· Power Point คืออะไร

         PowerPoint เป็นโปรเเกรมในการนําเสนอได้ในหลายรูปเเบบ  ไม่ว่าจะเป็นนําเสนอ เเบบเป็นอักษร ภาพ หรือเสียง โดยตัวโปรเเกรมนั้นสามารถนําสือเหล่านี้มาผสมผสานได้ อย่าบงลงตัวเเละมีประสิทธิภาพมากที่สุด

· ลักษณะการของโปรเเกรม Power Point

         การทํางานในรูปของภาพนิ่ง (slide) คือเเผ่นเอกสารเดี่ยว ๆ ที่เเสดงสิ่งต่าง ๆ ตัวอักษร กราฟตาราง รูปภาพ หรืออื่นๆ เเละสามารถเเสดงไลด์ลงบนแผ่นกระดาษหรือเครื่องฉานข้ามศีรษะ   หรือหน้าจอคอมพิวเตอร์  หรือเครื่องฉาย        

         โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 เป็นโปรแกรมสั่งงานคอมพิวเตอร์ที่ถูกออกแบบมาให้ใช้กับงานด้าน การนำเสนอเรื่องราวต่าง ๆ (Presentation)ในลักษณะคล้าย ๆ กับการฉายสไลด์ (Slide Show) โดยเราสามารถใช้คำสั่งของ PowerPoint สร้างแผ่นสไลด์ที่มีรูปภาพและข้อความบรรยายเรื่องราวที่ต้องการจะนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งกำหนดลักษณะแสงเงา และลวดลายสีพื้นให้สไลด์แต่ละแผ่นมีความสวยงามน่าสนใจยิ่งขึ้น นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดรูปแบบการฉายสไลด์แต่ละแผ่น อย่างต่อเนื่อง และใช้เทคนิคพิเศษในการแสดงข้อความแต่ละบรรทัด เพื่อให้ผู้ชมการฉายสไลด์ค่อย ๆ เห็นข้อความบรรยายและภาพเหล่านี้ทีละขั้น ๆ อย่างต่อเนื่องกันเป็นเรื่องราวตามระยะเวลาที่เรากำหนดไว้         

· ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

         การนำเสนอข้อมูล  หมายถึง  การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้รับสาร  โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

· ประโยชน์ของโปรแกรม PowerPoint

           1. สามารถสร้างงานนำเสนอได้  แม้ว่าจะไม่เคยสร้างงานนำเสนอมาก่อน  เนื่องจากจะมีระบบช่วยเหลือ(Office Assistant) ใน PowerPoint ซึ่งจะคอยแนะนำหลักการในการสร้างงานนำเสนออย่างเป็นขั้นตอน การเลือกสีมาใช้กับสไลด์ และจัดองค์ประกอบทางศิลป์ได้โดยอัตโนมัติ

          2. ในส่วนการนำเสนอภาพนิ่ง สามารถที่จะนำองค์ประกอบมัลติมีเดีย  เช่น การนำเอฟเฟค เสียง ดนตรีและวีดีโอ มาใช้ประกอบร่วมได้  

          3. นอกจากสิ่งที่ได้เตรียมมานำเสนอแล้ว  ยังสามารถใช้ PowerPoint เตรียมเอกสารประกอบคำบรรยายและในขณะที่มีการนำเสนองาน  ก็สามารถใช้เมาส์วาดเส้นบนสไลด์ที่แสดงอยู่ในขณะนั้นเพื่อเน้นประเด็นสำคัญได้

          4. สามารถที่จะดัดแปลงงานนำเสนอที่เป็นไฟล์ PowerPoint เป็นสไลด์ 35 ม.ม. เพื่อใช้นำเสนอผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต หรือเครือข่ายอินทราเน็ตภายในองค์กรได้        

·  แนวทางการสร้างงานนำเสนอ

       การนำเสนอที่ดีควรทำอย่างเป็นขั้นตอน โดยเริ่มจากการวางโครงร่างของงาน จากนั้นจึงลงรายละเอียดและจัดทำสไลด์เพื่อนำเสนองานเป็นไปอย่างรวดเร็ว จึงควรทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

       1.การวางโครงร่าง

               ก่อนเริ่มเตรียมงานนำเสนอ ควรมีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการนำเสนอ โดยศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะเช่นไร การเริ่มเตรียมงานนำเสนอโดยการวางโครงร่าง เป็นการถ่ายทอดความคิดของผู้นำเสนอเป็นแนวทางทำให้เกิดความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่จะนำเสนอ ซึ่งจะช่วยให้ไม่พลาดหัวข้อสำคัญที่ต้องนำเสนอ นอกจากนั้นการวางโครงร่างยังเปรียบเสมือนแผนที่ในการดำเนินเรื่อง จะได้มีความมั่นใจว่าการนำเสนอผลงานนั้นได้ผลลัพธ์ตรงตามจุดประสงค์ที่วางไว้

       2. การลงรายละเอียดเนื้อหา

               หลังจากวางโครงร่างตั้งแต่เริ่มจนจบแล้ว ต่อไปเป็นการลงรายละเอียดในหัวข้อต่าง ๆ โดยมุ่งเน้นที่กลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ที่จะนำเสนอต้องมีเนื้อหา หรือรูปแบบการนำเสนอแบบใดจึงจะเหมาะสม ซึ่งต้องพิจารณาตั้งแต่องค์ประกอบต่าง ๆ ที่ใช้ อาทิ ภาพ สี และแนวการนำเสนอ เช่น การบรรยายเชิงวิชาการก็ควรให้โทนสีของสไลด์สอดคล้องกับเนื้อหาที่เน้นไปทางสาระและข้อมูล

       3. การใส่ข้อความ รูปภาพ กราฟ หรืออื่น ๆ ในสไลด์

               เป็นขั้นตอนที่นำเอาสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องการนำเสนอมาใส่ในสไลด์แต่ละแผ่น โดยขั้นตอนนี้อาจจะไม่ต้องปราณีตเกี่ยวกับความสวยงามมากนัก แต่ควรเน้นให้มีเนื้อหามีความครบถ้วนสมบูรณ์ และมีความสอดคล้องกันทั้งข้อความ รูปภาพและกราฟ

       4. การปรับแต่งสไลด์ให้มีสีสันสวยงาม

               หลังจากที่ได้ใส่ข้อความที่ต้องการนำเสนอแล้ว ต่อไปจะต้องทำการปรับแต่งตัวอักษร สีที่ใช้กับสไลด์ และรูปแบบขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่แสดง เพื่อให้สไลด์ดูสวยงามและน่าติดตาม เช่น การใช้ข้อความอักษรศิลป์ให้เงากับวัตถุ กำหนดภาพสามมิติ เป็นต้น

       5. การเพิ่มความน่าสนใจให้กับสไลด์ในขณะนำเสนอ

               กรณีใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์  ก็อาจนำเทคนิคในการเปลี่ยนแผ่นสไลด์มาใช้ เนื่องจากมีมากมายหลายแบบให้เลือกใช้ เพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับการนำเสนอข้อมูลได้

       6. เตรียมการนำเสนองานจริง

              หลังจากได้งานนำเสนอที่สมบูรณ์แล้ว ก่อนถึงเวลาที่จะต้องนำเสนอ ควรซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ที่เตรียม ควรมีการจับเวลาที่ใช้นำเสนอด้วยเพื่อจะได้ทราบเวลาบรรยายจริง และจะได้ปรับลดให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

       7. การเตรียมเอกสารประกอบการบรรยายแจกผู้เข้ารับฟัง

             สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือ จัดพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย แจกให้ผู้เข้าฟังจะทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการจดบันทึกสิ่งที่ได้นำเสนอไป   

 หลักการทำงานของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 จะสร้างเอกสารเป็นแผ่น ๆ คล้ายกับแผ่นโปร่งใส โดยในแผ่นงานนั้นสามารถพิมพ์ข้อความ แทรกภาพประกอบ แทรกตาราง เติมสี และออกแบบองค์ประกอบแผ่นงานให้สวยงามได้หลากหลายรูปแบบ

        แผ่นงานแต่ละแผ่นจะเรียกว่าสไลด์(Slide) โดยแต่ละไฟล์สามารถสร้างสไลด์ได้จำนวนมากเพียงพอที่จะสร้างงานนำเสนอได้ เราสามารถจะลบ เพิ่ม แทรก หรือเคลื่อนย้ายสลับหน้ากันไปมาได้   

· วิธีการเข้าโปรแกรม Microsoft  PowerPoint      

    1. ให้คลิกปุ่ม  start
    2. แล้วคลิกที่ โปรแกรมทั้งหมด (All Programs)
    3. และคลิกเลือกหัวข้อ Microsoft Office
    4. คลิกเลือก Microsoft Office PowerPoint 2003


รูปภาพแสดงขั้นตอนการเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Power Point



รูปภาพแสดงขั้นตอนการเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Power Point

11.2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Power point

            ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรเเกรม PowerPoint 

            


มุมมองการทำงานใน PowerPoint 

        การออกแบบและทำงานกับสไลด์พรีเซนเตชั่นบน PowerPoint นั้น เราสามารถเลือกมุมมองที่เหมาะสมกับลักษณะการทำงานกับสไลด์ในขณะนั้นได้ เช่น ต้องการคัดลอกสไลด์ เราก็เปิดใช้มุมมองแบบ Slide Sorter ที่แสดงสไลด์ทั้งหมด เป็นต้น
        สำหรับมุมมองต่าง ๆ ใน PowerPoint สามารถเลือกได้จากปุ่มคำสั่งบริเวณด้านล่าง-ซ้ายของโปรแกรมหรือเลือกเมนู View > มุมมองที่ต้องการ
แถบมุมมองของโปรเเกรม PowerPoint 2003 




กำหนดมุมมองของแผ่นสไลด์

เมื่อต้องการกำหนดมุมมองของแผ่นสไลด์
   1.  คลิกที่คำสั่ง มุมมอง (View)
   2.  เลือกแบบมุมมองปกติ หรือตัวเรียงลำดับ การนำเสนอภาพนิ่ง




  รูปภาพแสดงกำหนดมุมมองของแผ่นสไลด์


หรือคลิกที่แถบมุมมอง


        มุมมองปกติ (Normal View) คือ มุมมองที่ใช้ในการสร้างงานนำเสนอ (Presentation) พิมพ์ข้อความ ใส่รูปภาพ ตกแต่ง ใส่ลูกเล่นให้กับสไลด์ ถ้างานนำเสนอที่กำลังเปิดใช้อยู่ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองปกติ ผู้ใช้สามารถกำหนดได้ด้วยคำสั่งมุมมอง(View) > มุมมองปกติ (Normal) หรือคลิกที่ปุ่ม 


           
รูปภาพแสดงมุมมองปกติ
            มุมมองปกติ (Normal View)  เป็นมุมมองที่ผู้อ่านต้องทำงานด้วยบ่อยที่สุด ใช้สำหรับการสร้างและตกแต่งสิ่งต่างๆ ภายในสไลด์ซึ่งประกอบไปด้วย  4 ส่วนคือ หน้าต่างสไลด์(Slide Pane), แท็บภาพนิ่ง(Slide Tab),แท็บเค้าร่าง (Outline Tab)  และหน้าต่างโน้ต(Note Pane)
            ส่วนที่ 1 หน้าต่างสไลด์ในส่วนนี้จะถูกใช้งานบ่อยที่สุดเพราะในการกแต่งสไลด์เราต้องทำงานในส่วนนี้ทั้งหมดได้แก่ การกรอกข้อความ วาดรูป การวาดตาราง ฯลฯ
            ส่วนที่ 2  แท็บภาพนิ่งสำหรับส่วนนี้ จะเห็นภาพสไลด์ตัวอย่างรูปเล็กๆ(Thumbnail)   โดยจะเรียงลำดับสไลด์ให้ทราบด้วยประโยชน์ คือ  ทำให้เราทราบองค์ประกอบ
            ส่วนที่ 3  แท็บเค้าร่างส่วนนี้จะแสดงหัวข้อที่ใช้ในแต่ละสไลด์  ประโยชน์  คือ การจัดโครงร่างของงานนำเสนอเพราะใน  Outline  Tab  จะแสดงเฉพาะหัวข้อ  เราจึงสามารถตรวจสอบว่าในแต่ละสไลด์มีการกำหนดหัวข้อ  หัวข้อย่อยเป็นอย่างไรบ้าง  มีความเกี่ยวเนื่องหรือเหมาะสมดีหรือไม่  จึงสามารถจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อต่างๆ ได้สะดวกที่สุด  อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งลำดับตัวเลขและเครื่องหมายข้อความได้ง่ายอีกด้วย
            ส่วนที่ 4 หน้าต่างโน้ตส่วนนี้ผู้จัดทำสามารถกรอกข้อความเพื่อโน้ตย่อ ใช้เตือนความทรงจำของผู้บรรยายว่า ควรบรรยายเกี่ยวกับอะไรหรืออาจเป็นข้อความสำคัญที่ต้องการให้ผู้ฟังได้รับรู้ก็ได้



            
        มุมมองจัดเรียงสไลด์ (Slide Sorter View) คือมุมมองที่แสดงหน้าสไลด์หลายหน้า เหมาะสำหรับจัดเรียงลำดับหน้าสไลด์ หรือใช้คัดลอก ย้าย ลบหน้าสไลด์ ถ้างานนำเสนอที่กำลังเปิดใช้อยู่ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองจัดเรียงสไลด์ ผู้ใช้สามารถกำหนดได้ด้วยคำสั่งมุมมอง (View) >ตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง (Sort) หรือคลิกที่ปุ่ม


รูปภาพแสดงมุมมองจัดเรียงสไลด์

            มุมมองนำเสนองาน (slide Show View) คือ มุมมองที่ไม่สามารถแก้ไข หรือเพิ่มเติมสิ่งใดลงในสไลด์ได้ เหมาะสำหรับใช้นำเสนองานที่เสร็จแล้ว ถ้างานนำเสนอที่กำลังเปิดใช้อยู่ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองนำเสนองาน ผู้ใช้สามารถกำหนดได้ด้วยคำสั่งมุมมอง (View)  > การนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show) หรือคลิกที่ปุ่ม 
          มุมมองบันทึกย่อ (Note Page View) คือมุมมองที่ใช้บันทึกย่อที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของแต่ละสไลด์ เพื่อพิมพ์ออกใช้เวลานำเสนองานของผู้บรรยาย ถ้างานนำเสนอที่กำลังเปิดใช้อยู่ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองบันทึกย่อ ผู้ใช้สามารถกำหนดคำสั่งได้ด้วยคำสั่ง มุมมอง(View) >  บันทึกย่อ (Notes Page)

ย่อ (Notes Page)

การซ่อนและแสดงแท็บในมุมมองปกติ
           ในมุมมองปกติ  จะมีแท็บอยู่  2  แท็บคือ  แท็บภาพนิ่งกับแท็บเค้าร่าง  ซึ่งอยู่ด้านซ้ายมือของ  PowerPoint  เราสามารถซ่อนมันไว้ก่อนได้  โดยการคลิกปุ่ม  X  ซึ่งอยู่มุมขวาบนของส่วนนี้




        หลังจากซ่อนแท็บทั้งสองไปแล้ว  หากต้องการนำมันกลับมา  ให้คลิกปุ่มมุมมองปกติ  ก็จะได้แท็บทั้งสองกลับมาตามต้องการปรับขนาดของแต่ละส่วนในมุมมองปกติ

          การปรับขนาดหน้าต่างในมุมมองปกติแต่ละส่วนได้เพียงแค่เลื่อนตัวชี้เม้าส์  ไปที่ขอบของหน้าต่างในส่วนที่ต้องการย่อ  ขยาย เมื่อตัวชี้เปลี่ยนเป็นสัญลักษณ์   ให้แดรกเมาส์  ปล่อยเมาส์เมื่อได้ขนาดหน้าต่างที่ต้องการแล้ว


            ประโยชน์ของการปรับขนาดหน้าต่างแต่ละส่วนคือ  การเพิ่มพื้นที่ทำงานในส่วนที่เราขยาย  ทำให้ผู้อ่านเห็นรายละเอียดในส่วนที่ต้องการชัดเจนขึ้น




11.3 หลักการออกแบบงานนำเสนอกับการจัดการข้อความลงบนสไลด์



วิดีโอ YouTube

วิดีโอ YouTube

วิดีโอ YouTube


11.4 การเลือกมุมมองการนำเสนองาน
            คุณสามารถดูสไลด์ PowerPoint ในรูปแบบที่หลากหลายขึ้นอยู่กับงานที่กำลังทำอยู่ มุมมองบางชนิดจะมีประโยชน์เมื่อคุณนำเสนองานของคุณคุณสามารถค้นหาตัวเลือกต่างๆ ของมุมมอง PowerPoint บนแท็บ มุมมอง ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง


            คุณยังสามารถค้นหามุมมองที่ใช้บ่อยได้ง่ายบนแถบงานที่ด้านล่างขวาของหน้าต่างสไลด์ 

ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง


·   มุมมองสำหรับการสร้างงานนำเสนอของคุณ
            มุมมองปกติ
                คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง ปกติ ได้จากแถบงาน  ด้านล่างหน้าต่างสไลด์ หรือจากแท็บ มุมมอง บน Ribbonมุมมอง ปกติ คือที่ที่คุณจะใช้สร้างสไลด์มากที่สุด ที่ด้านล่าง ในมุมมอง ปกติ จะแสดงรูปขนาดย่อของสไลด์ทางด้านซ้าย หน้าต่างขนาดใหญ่จะแสดงสไลด์ปัจจุบัน และส่วนด้านล่างสไลด์ปัจจุบันคือที่ที่คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อของผู้บรรยายสำหรับสไลด์นั้นได้


มุมมองตัวเรียงลำดับสไลด์
            คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ ได้จากแถบงาน ด้านล่างหน้าต่างสไลด์ หรือจากแท็บ มุมมอง บน Ribbonมุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ (ด้านล่าง) จะแสดงรูปขนาดย่อของสไลด์ทั้งหมดในงานนำเสนอของคุณตามลำดับในแนวนอน มุมมองการนำเสนอสไลด์จะเป็นประโยชน์ ถ้าคุณต้องการจัดระเบียบสไลด์ของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่คลิกและลากสไลด์ไปยังตำแหน่งใหม่เท่านั้น คุณยังสามารถเพิ่มส่วนเพื่อจัดระเบียบสไลด์ของคุณเป็นกลุ่มที่สอดคล้องกันได้




มุมมอง หน้าบันทึกย่อ
            คุณสามารถแสดงหรือซ่อนบันทึกย่อของผู้บรรยายด้วยปุ่ม บันทึกย่อ  ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์ หรือคุณสามารถสลับไปใช้มุมมอง หน้าบันทึกย่อ จากแท็บ มุมมอง บน Ribbonบานหน้าต่าง บันทึกย่อ จะอยู่ใต้บานหน้าต่างสไลด์ คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อของคุณหรือรวมบันทึกย่อไว้ในงานนำเสนอที่คุณส่งให้กับผู้ชม หรือใช้สำหรับตัวคุณเองในขณะที่คุณกำลังนำเสนอ


มุมมองเค้าร่าง

          คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง เค้าร่าง ได้จากแท็บ มุมมอง บน Ribbon หมายเหตุ: ใน 



PowerPoint 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณจะไม่สามารถไปที่มุมมอง เค้าร่าง จากมุม



มอง ปกติ ได้อีกต่อไป คุณจะสามารถเข้าถึงมุมมองเค้าร่างได้จากแท็บ มุมมองใช้มุมมอง เค้า



ร่าง เพื่อสร้างเค้าร่างหรือสตอรี่บอร์ดสำหรับงานนำเสนอของคุณ ซึ่งจะแสดงเฉพาะข้อความบน



สไลด์เท่านั้น


มุมมองต้นแบบ
        เพื่อเข้าสู่มุมมองต้นแบบ บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม มุมมองต้นแบบ ให้เลือกมุมมองต้นแบบที่คุณต้องการมุมมอง ต้นแบบ ประกอบด้วย สไลด์, เอกสารประกอบคำบรรยาย และ บันทึกย่อ ประโยชน์ข้อสำคัญในการทำงานด้วยมุมมองต้นแบบ คือ คุณสามารถเลือกสไตล์ต่างๆ ได้หลากหลายในการใช้กับสไลด์แต่ละสไลด์ แต่ละหน้าของบันทึกย่อ หรือกับเอกสารประกอบการบรรยายงานนำเสนอของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับต้นแบบ ให้ดูที่

        · ต้นแบบสไลด์คืออะไร

        · ใช้ต้นแบบสไลด์หลายแบบในงานนำเสนอหนึ่งงาน

        · เปลี่ยนหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษบนบันทึกย่อและเอกสารประกอบคำบรรยาย

·  มุมมองสำหรับการนำเสนองานและการดูงานนำเสนอ

        มุมมองการนำเสนอสไลด์

            คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง การนำเสนอสไลด์ ได้จากแถบงาน ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์ ใช้มุมมองการนำเสนอสไลด์เพื่อเสนองานนำเสนอของคุณต่อผู้ชมของคุณ มุมองการนำเสนอสไลด์จะปรากฏเต็มหน้าจอคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นมุมมองที่เหมือนงานนำเสนอจริงบนจอใหญ่ที่ผู้ชมของคุณจะได้เห็น

มุมมองผู้นำเสนอ

        เพื่อเข้าสู่มุมมอง ผู้นำเสนอ ในมุมมอง การนำเสนอสไลด์ ในมุมซ้ายล่างของหน้าจอ ให้คลิกแสดงมุมมองของผู้นำเสนอ(ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง)ใช้มุมมอง ผู้นำเสนอ เพื่อดูบันทึกย่อขณะนำเสนองานของคุณ ในมุมมอง ผู้นำเสนอ ผู้ชมจะไม่สามารถมองเห็นบันทึกย่อได้



มุมมองการอ่าน
           คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง การอ่าน ได้จากแถบงาน ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์ผู้รีวิวงานนำเสนอ PowerPoint โดยไม่มีผู้นำเสนอมักต้องการใช้มุมมองการอ่าน ซึ่งจะแสดงงานนำเสนอแบบเต็มจอเหมือนมุมมองการนำเสนอ และจะรวมการควบคุมพื้นฐาน ที่ช่วยให้สามารถพลิกดูสไลด์ได้โดยง่าย

11.5 ขั้นตอนการสร้างผลงานด้วยตนเอง

หน่วยที่ 10 การสร้างรายงานจากโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล

  การสร้างรายงานโดยนำข้อมูลในตาราง(Table) หรือการค้นหาข้อมูลด้วยแบบสอบถาม (Query) ออกมาใช้งาน สามารถกำหนดรูปแบบได้ตามความต้องการ ทั้งที่เป็นการบันทึกรายงานเองและการสร้างรายงานด้วยเครื่องมือช่วยสร้าง (Report Wizard) นอกจากนี้การสร้างปุ่มในฟอร์ม การนำเข้า/ส่งออกข้อมูล (Import/Export) และการดูแลฐานข้อมูล (Database) ช่วยทำให้การใช้โปรแกรม Microsoft Access ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

10.1 การสร้างและบันทึกรายงาน

         รายงาน (Report) เป็นการสร้างหน้าต่างหรือรูปแบบสำหรับการแสดงข้อมูลจากตาราง และแบบสอบถามออกมาเป็นรายงาน ซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบของรายงานว่าจะให้ออกมาในรูปลักษณะใดได้ตามต้องการ หรือจะใช้เครื่องมือช่วยในการสร้างรายงาน แต่ละวิธีจะมีวิธีการสร้างแตกต่างกันออกไป และในแต่ละรายงาน จะสร้างมาจากตาราง และแบบสอบถามเพียง 1 ตาราง หรือ 1 แบบสอบถามเท่านั้น ในแต่ละรายงานจะประกอบด้วยการตั้งค่า ในการทำงานต่างๆกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการสร้างรายงานและข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการ ซึ่งรายงานที่ดีนั้นต้องคำนึงถึงความเหมาะสม ความสวยงาม ไม่เลอะเทอะและเป็นระเบียบ

             การออกแบบสร้างรายงาน (Design Report) โดยนำข้อมูลที่มีอยู่หรือที่ได้รับจากการป้อนข้อมูลข้องผู้ใช้กำหนดรายละเอียด เพื่อให้ได้มาซึ่งรายงานสรุปในรูปแบบตามที่ต้องการ เช่น รายงานซื้อ-ขายประจำเดือน สรุปสินค้าคงเหลือ เป็นต้น

วิดีโอ YouTube

 ·  สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน
        เครื่องมือรายงานจะจัดเตรียมวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายงานให้กับคุณ โดยสามารถสร้างรายงานได้ทันทีโดยไม่ต้องถามข้อมูลจากคุณ รายงานจะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ เครื่องมือรายงานอาจไม่ได้สร้างชิ้นงานที่สละสลวยและสมบูรณ์แบบอย่างที่คุณต้องการที่สุด แต่ก็มีประโยชน์ในแง่ของการเป็นเครื่องมือสำหรับดูข้อมูลต้นแบบอย่างรวดเร็ว และคุณยังสามารถบันทึกและปรับเปลี่ยนรายงานนั้นได้ในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ จึงนับว่ารองรับความต้องการของคุณได้เป็นอย่างดี

    1.ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการให้ยึดตามรายงาน

     2.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงาน 

Access จะสร้างรายงานและแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง

     3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วนดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณให้เป็นข้อความอีเมลหลังจากดูรายงานแล้ว คุณสามารถบันทึกและปิดทั้งรายงานและตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนได้ ครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

             ·   สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

    คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างรายงานให้เลือกเขตข้อมูลที่จะปรากฏบนรายงานของคุณได้มากขึ้น นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุวิธีจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูลได้ รวมทั้งสามารถใช้เขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามได้มากกว่าหนึ่งตารางหรือหนึ่งแบบสอบถาม ตลอดจนให้คุณระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางและแบบสอบถามไว้ล่วงหน้าได้ ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

    1.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน

    2.ทำตามคำแนะนำในหน้าตัวช่วยสร้างรายงาน และในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

10.2 ตัวช่วยสร้างรายงาน

วิธีการสร้างรายงาน

   1. คลิกวัตถุ รายงาน(Reports)


   2. คลิกเครื่องมือ สร้าง(New)


   3. จะปรากฏหน้าต่างการสร้างรายงาน เลือก ตัวช่วยสร้างรายงาน(Report Wizard)




   4. เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน แล้วคลิกปุ่ม  ตกลง(OK)



5. เลือก เขตข้อมูลที่ต้องการ แล้ว คลิกปุ่ม  ถัดไป(Next)


   6. กำหนดระดับความสำคัญของเขตข้อมูลที่รายงาน แล้วคลิกปุ่ม  ถัดไป(Next)


   7. กำหนดการเรียงระเบียนข้อมูลในรายงาน  แล้วคลิกปุ่ม ถัดไป(Next)


   8. กำหนดเค้าโครงของรายงาน แล้วคลิกปุ่ม  ถัดไป(Next)




   9. กำหนดลักษณะของรายงาน  แล้วคลิกปุ่ม  ถัดไป(Next)


   10. กำหนดชื่อเรื่องของรายงาน  แล้วคลิกปุ่ม  เสร็จสิ้น(Finish)


  11. จะแสดงตัวอย่างรายงานที่เรากำหนดไว้


    12. คลิก    ที่แถบเครื่องมือ ในกรณีที่ต้องการแก้ไขรายงาน  และบันทึกทุกครั้งเมื่อมีการแก้ไขการออกแบบ


             การออกแบบรายงานนั้นก็จะมีกล่องเครื่องมือการออกแบบรายงาน ซึ่ง เครื่องมือใน

รายงานนั้นเหมือนกับเครื่องมือการออกแบบฟอร์ม

 10.3 การสร้างปุ่มคำสั่งในฟอร์ม

            การสร้าง Form เปล่า เราสามารถสร้างและออกแบบหน้าจอได้ด้วยตัวเราเอง และสามารถกำหนดหน้า Form ได้ทำอะไรก็ได้ตามต้องการ

    1. ไปที่ Tab Create ----> Blank Form(ฟอร์ม เปล่า)


    2. เมื่อเลือกเสร็จแล้วจะเป็นหน้าจอเปล่าๆ ที่เป็น Form ซึ่งเราสามารถสร้างเครื่องมือหรือ ปุ่มต่างๆตามที่โปรแกรมให้บน Tool box แถบด้านบน  




    3. ลองให้ Form เรียก Form กรอกข้อมูลขึ้นมา โดยเริ่มที่การเลือกปุ่มเพื่อให้ปุ่มเรียกหน้า Form อื่นขึ้นมา


    4.หน้าต่างตัวช่วยสร้าง ปุ่ม Command Button Wizard ให้นักเรียนเลือก Form Operation --> Open Form เพื่อให้ปุ่มนั้นเปิด Form ที่ต้องการ





5. เลือก Form ที่ต้องการ เพื่อให้ปุ่มเราเรียกหน้าจอนั้นขึ้นมา








10.4 การดูแลฐานข้อมูล


        ·  ใช้ฐานข้อมูล ACCESS ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้
        เมื่อคุณวางฐานข้อมูล Access ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ โค้ด VBA แมโคร และนิพจน์ที่ปลอดภัยทั้งหมดจะทำงานเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลนั้น คุณไม่ต้องตัดสินใจเกี่ยวกับความเชื่อถือในขณะที่ฐานข้อมูลเปิด

        กระบวนการใช้ฐานข้อมูล Access ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้มีขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

    1.   ใช้ศูนย์ความเชื่อถือเพื่อค้นหาหรือสร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

    2.  บันทึก ย้าย หรือคัดลอกฐานข้อมูล Access ไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

    3.   เปิดและใช้ฐานข้อมูล

    ชุดขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการค้นหาหรือสร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ แล้วเพิ่มฐานข้อมูลลงในตำแหน่งที่ตั้งนั้น เปิดศูนย์ความเชื่อถือ

    1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือกกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น

    2.  คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ ภายใต้ ศูนย์ความเชื่อถือ Microsoft Office Access ให้คลิก การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ

    3.คลิก ตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ แล้วเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

·                 โปรดสังเกตเส้นทางของตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้อย่างน้อยหนึ่งตำแหน่ง

·                สร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ใหม่ เมื่อต้องการทำเช่นนั้น ให้คลิก เพิ่มตำแหน่งที่ตั้งใหม่ จากนั้นกรอกตัวเลือกในกล่องโต้ตอบตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ของ Microsoft Office ให้สมบูรณ์

        · วางฐานข้อมูลลงในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

        ·  ใช้เทคนิคที่โปรดปรานของคุณสำหรับการย้ายหรือการคัดลอกไฟล์ฐานข้อมูลไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ Windows Explorer เพื่อคัดลอกหรือย้ายไฟล์ หรือคุณสามารถเปิดไฟล์ใน Access และบันทึกไฟล์ลงในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

        · เปิดฐานข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

        ·  ใช้เทคนิคที่โปรดปรานของคุณสำหรับการเปิดไฟล์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ไฟล์ฐานข้อมูลใน Windows Explorer หรือถ้า Access ทำงานอยู่ คุณสามารถคลิก เปิด บนแท็บ ไฟล์ เพื่อค้นหาตำแหน่งและเปิดไฟล์ได้

บทที่ 9 การประยุกต์ใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Access

   จากกการศึกษาเกี่ยวกับการประยุกต์โปรแกรมสำเร็จรูปและโปรแกรมการคำนวณทางธุรกิจ ยังมีการประยุกต์ใช้โปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Access โดยข้อมูลจะปลากฏในรูปแบบตาราง ซึ่งสามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่า 1 ตาราง ประกอบด้วย เขตข้อมูลหรือคอลัมน์ ระเบียน หรือแถว ซึ่งสามารถเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างตารางได้หากมีการระบุข้อมูลหลักเหมือนกัน

9.1 ความหมายและส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Access

                         ความหมายของโปรแกรม Microsoft Access

      Microsoft Access คือ โปรแกรมเพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูล มีตารางเก็บข้อมูลและสร้างแบบสอบถามได้ง่าย มีวัตถุคอนโทลให้เรียกใช้ในรายงานและฟอร์ม สร้างมาโครและโมดูลด้วยภาษาเบสิก เพื่อประมวลผลตามหลักภาษาโครงสร้าง สามารถใช้โปรแกรมนี้เป็นเพียงระบบฐานข้อมูลให้โปรแกรมจากภายนอกเรียกใช้ก็ได้

       ไมโครซอฟท์แอคเซส (Microsoft Access) ต่างกับ วิชวลเบสิก (Visual Basic) หรือ
วิชวลเบสิกดอทเน็ต (Visual Basic .Net) เพราะ วิชวลเบสิกไม่มีส่วนเก็บข้อมูลในตนเอง แต่สามารถพัฒนาโปรแกรมได้หลากหลาย เช่น พัฒนาโปรแกรมควบคุมอุปกรณ์ โปรแกรมประยุกต์ทางวิทยาศาสตร์ เกมส์ หรือเชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลภายนอก เป็นภาษาที่เหมาะกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ (Application) ส่วนไมโครซอฟท์แอคเซสเหมาะสำหรับนักพัฒนาระบบฐานข้อมูลที่ไม่ต้องการโปรแกรมที่ซับซ้อน ความสามารถของโปรแกรมที่สำคัญคือสร้างตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในแฟ้มเดียวกันได้ ด้วยคุณสมบัติพื้นฐานและวิซซาร์ดจึงอำนวยให้พัฒนาโปรแกรมให้แล้วเสร็จได้ในเวลาอันสั้น มีเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการพัฒนาระบบฐานข้อมูลอย่างครบถ้วน


วิดีโอ YouTube


วิดีโอ YouTube


                ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Access เพื่องานธุรกิจ




แนะนำกี่ยวกับ ACCESS
        Microsoft Access เป็นโปรแกรมในการจัดการระบบฐานข้อมูล (Database Management System) ที่สามารถจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ เข้ามาและยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์ม (Form) และสร้างรายงาน (Report) ได้อีกด้วย โดยสามารถใช้พัฒนาระบบงานง่ายๆ จนถึงซับซ้อน ได้ และยังสามารถใช้งานพร้อมกันหลายๆ คน ได้ โดยมีส่วนประกอบที่สำคัญของ Microsoft Access ดังนี้

ประโยชน์ของ MICROSOFT ACCESS
    1.ตาราง (Table) คือ ตารางจัดเก็บข้อมูล โดยจำเป็นต้องออกแบบ เพื่อรองรับกับการทำงาน

    2. คิวรี่ (Query) คือ แบบสอบถาม เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล

    3.ฟอร์ม (Form) คือ แบบฟอร์ม เพื่อใช้เป็นหน้าจอในการ กรอกข้อมูล หรือ แสดงผลข้อมูล

    4.รายงาน (Report) คือ รายงาน ที่เป็นผลลัพธ์ เพื่อใช้แสดงผล และพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์

    5.  มาโคร (Macro) คือ ชุดคำสั่งอัตโนมัติที่ใช้สั่งงานให้ทำงานตามที่ต้องการ

    6.โมดูล (Module) คือ ชุดคำสั่งขั้นสูงที่จะให้นักพัฒนาระบบสามารถปรับแต่ง สั่งงาน ให้ทำงานตามที่ต้องการได้

ประโยชน์ของ MICROSOFT ACCESS
    Microsoft Access ถูกนำไปใช้งานในระบบฐานข้อมูลได้ในหลากหลายธุรกิจ รองรับการทำงานพร้อมๆ กัน (Concurrent Usage) รองรับการพัฒนาปรับแต่ง และนำไปใช้กับระบบอื่นๆ ได้ สามารถ Import/Export Data ไปยังระบบต่างๆ เช่น Excel, SQL Server, Text File เป็นต้น

ลักษณะงานเหมาะกับ MICROSOFT ACCESS
    ·    งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management)

    ·    งานระบบ เช่า / ยืม-คืน สินค้า (Rental System)

    ·    งานติดตามใบสั่งซื้อ (Order Tracking)

    ·    งานระบบ ซื้อ/ขาย สินค้า (Order and Purchase System)

    ·    งานติดตามงานในองค์กร (Task Tracking)

    ·     งานบันทึกสินค้าคงคลัง และจัดการสินทรัพย์ (Inventory and Asset Tracking)

ข้อจำกัดของ MICROSOFT ACCESS
    เนื่องจากว่า Microsoft Access เป็นระบบฐานข้อมูลในรูปแบบที่เป็นไฟล์ ซึ่งจะมีนามสกุล .accdb หรือ .mdb (ในเวอร์ชั่น 2003)

    ·การใช้งานหลายคนจำเป็นจะต้องแชร์ข้อมูล (Sharing) ซึ่งจะต้องกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงให้เหมาะสม

    · รองรับขนาดไฟล์สูงสุด คือ 2 GB.

    ·หากไฟล์เสีย อาจจะทำให้ทุกเครื่องใช้งานไม่ได้ ดังนั้นจำเป็นต้อง Backup และดูแลรักษาให้ถูกวิธี

หน่วยงานที่ได้นำเอา MICROSOFT ACCESS / OFFICE 365 มาประยุกต์ใช้
    หลายๆ หน่วยงานมีการนำเอา Microsoft Office มาประยุกต์ใช้งานในองค์กรอย่างเป็นระบบ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และ Productivity ได้เป็นอย่างดี

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Access





        1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์บานข้อมูลที่เปิดใช้งาน

        2. ปุ้มแฟ้ม (File) = ใช้จัดเก็บเมนูคำสั่งต่างๆ เช่นเดียวกับปุ่ม office ในโปรแกรม Microsoft Access

        3. แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูคำสั่งที่ใช้ในโปรแกรม

        4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ใช้งานบ่อยๆ

        5. พื้นที่การทำงาน = ใช้แสดงรายการทำงานต่างๆในฐานข้อมูล

        6. Navigation pane = ใช้แสดงรายชื่ออ๊อปเจกต์ในฐานข้อมูล

        7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด-ปิดฐานข้อมูล

        8. แถบสถานะการทำงาน = ใช้แสดงสถานะการทำงานต่างๆของโปรแกรม

    ·  การใช้งาน Microsoft Access

วิดีโอ YouTube

9.2 วิธีการสร้างตารางบนฐานข้อมูล

        เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล คุณจะเก็บข้อมูลในตารางซึ่งเป็นรายการที่ยึดตามเรื่องที่มีแถวและคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตาราง ที่ติดต่อ เพื่อเก็บรายชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างตาราง ผลิตภัณฑ์ เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์  บทความนี้จะอธิบายวิธีสร้างตาราง วิธีเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง และวิธีตั้งค่าคีย์หลักของตาราง และยังอธิบายวิธีตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลและตารางด้วยเนื่องจาก วัตถุฐานข้อมูล อื่นๆ จะขึ้นอยู่ตารางเป็นสำคัญ ดังนั้น คุณควรเริ่มต้นออกแบบฐานข้อมูลของคุณด้วยการสร้างตารางทั้งหมดแล้วจึงสร้างวัตถุอื่นๆ ก่อนสร้างตาราง ให้พิจารณาความต้องการของคุณให้รอบคอบ และกำหนดตารางทั้งหมดที่คุณต้องการ สำหรับบทนำสู่การวางแผนและการออกแบบฐานข้อมูล ให้ดูบทความที่ชื่อว่า พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

วิดีโอ YouTube

    คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล
        ตารางและเขตข้อมูลจะมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมฟีเจอร์หรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วย






           1. คุณสมบัติของตาราง

        2. คุณสมบัติของเขตข้อมูล

            ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางจะเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตาราง เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้น

             คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง และกำหนดหนึ่งฟีเจอร์ของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลใน มุมมองแผ่นข้อมูล คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

    ·     ชนิดข้อมูล
      ทุกเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะระบุชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลนั้นเก็บอยู่ เช่น ข้อความหรือไฟล์ที่แนบจำนวนมาก



    ชนิดข้อมูลคือคุณสมบัติของเขตข้อมูล แต่จะมีข้อแตกต่างจากคุณสมบัติของเขตข้อมูลอื่น ดังนี้

        ·    คุณจะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง ไม่ใช่ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

        ·    ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ ที่เขตข้อมูลมี

        ·   คุณต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเมื่อสร้างเขตข้อมูล

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่ใน Access ได้โดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติตามค่าที่คุณใส่ ถ้าไม่มีชนิดข้อมูลอื่นตามที่คุณใส่ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลนั้นเป็นข้อความ ถ้าจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลได้โดยใช้ Ribbon ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent ใหม่

    ·      ความสัมพันธ์ของตาราง

         แม้ว่าแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน ตารางในฐานข้อมูลมักจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

        ·    ตารางลูกค้าที่แสดงรายชื่อลูกค้าของบริษัทคุณ และที่อยู่ของลูกค้าเหล่านั้น

        ·     ตารางผลิตภัณฑ์ที่แสดงผลิตภัณฑ์ที่คุณขาย รวมถึงราคาและรูปภาพของรายการแต่ละรายการ

        ·      ตารางใบสั่งซื้อที่ติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า

      เนื่องจากข้อมูลในเรื่องที่ต่างกันถูกเก็บในตารางแยกกัน คุณจึงต้องหาวิธีที่จะผูกข้อมูลไว้ด้วยกันเพื่อให้สามารถรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากตารางที่แยกกันได้โดยง่าย เมื่อต้องการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางที่ต่างกัน ให้คุณสร้างความสัมพันธ์ ความสัมพันธ์เป็นการเชื่อมต่อแบบตรรกะระหว่างตารางสองตารางที่มีการระบุเขตข้อมูลที่มีเหมือนกัน

9.3 การกำหนดและออกแบบเขตข้อมูลสำหรับตาราง


        การกำหนดและออกแบบตารางนี้สามารถทำได้ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดและออกแบบในขั้นตอนของการสร้างตารางใหม่ หรือเป็นตารางที่มีอยู่แล้ว เมื่อทำการเลือก เมื่อสร้างตารางใหม่ Design View จะปรากฏหน้าจอภาพ การกำหนดและออกแบบเขตข้อมูลให้ป้อนข้อมูล

    - Field Name ใส่ชื่อเขตข้อมูล

    - Data Type ชนิดของข้อมูล

    - Description คำอธิบายเพิ่มเติม (ถ้ามี)

    ทั้งนี้จะต้องตั้งชื่อให้เหมาะสมและสื่อความหมายได้ เมื่อเห็นชื่อก็สามารถเข้าใจชนิดของเขตข้อมูลนั้น

คีย์

     เขตข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ของตารางจะถูกเรียกว่าคีย์ คีย์มักจะประกอบด้วยหนึ่งเขตข้อมูล แต่ก็อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งรายการได้ คีย์มีสองชนิด ได้แก่

        ·     คีย์หลัก    ตารางสามารถมีคีย์หลักได้เพียงคีย์เดียว คีย์หลักประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลซึ่งจะระบุระเบียนแต่ละระเบียนที่คุณเก็บไว้ในตารางโดยไม่ซ้ำกัน บ่อยครั้งที่จะมีเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลข ID, เลขลำดับ หรือรหัสที่ทำหน้าที่เป็นคีย์หลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางลูกค้าที่ซึ่งลูกค้าแต่ละรายจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่ไม่ซ้ำกัน เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็นคีย์หลักของตารางลูกค้า การที่คีย์หลักมีมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลมักจะเกิดจากการรวมกันของเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ซึ่งจะให้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้นามสกุล ชื่อ และวันเกิดรวมกันเป็นเป็นคีย์หลักของตารางเกี่ยวกับบุคคล

        ·       Foreign Key    ตารางยังสามารถมี Foreign Key ได้ตั้งแต่หนึ่งคีย์ขึ้นไป Foreign Key ประกอบด้วยค่าที่สอดคล้องกับค่าในคีย์หลักของตารางอื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางใบสั่งซื้อ โดยใบสั่งซื้อแต่ละใบจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่สอดคล้องกับระเบียนในตารางลูกค้า เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็น Foreign Key ของตารางใบสั่งซื้อ

                  ความสอดคล้องกันของค่าระหว่างเขตข้อมูลคีย์จะใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง คุณสามารถใช้ความสัมพันธ์ของตารางในการรวมข้อมูลจากตารางต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางลูกค้าและตารางใบสั่งซื้อ ในตารางลูกค้า ระเบียนแต่ละระเบียนจะถูกระบุโดยเขตข้อมูลคีย์หลักนั่นคือ ID

      เมื่อต้องการกำหนดให้ใบสั่งซื้อแต่ละใบสัมพันธ์กับลูกค้า ให้เพิ่มเขตข้อมูล Foreign Key ในตารางใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ID ของตารางลูกค้า จากนั้นให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองคีย์ เมื่อเพิ่มระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ ให้ใช้ค่าของ ID ลูกค้าที่มาจากตารางลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่ต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่สั่งซื้อ ให้ใช้ความสัมพันธ์เพื่อระบุว่าต้องการให้ข้อมูลใดจากตารางลูกค้าสอดคล้องกับระเบียนใดในตารางใบสั่งซื้อ





ความสัมพันธ์ของตารางที่แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์

        1. คีย์หลักที่ถูกระบุโดยไอคอนรูปกุญแจถัดจากชื่อเขตข้อมูล

        2. Foreign Key ให้สังเกตว่าไม่มีไอคอนรูปกุญแจ

        ·   ประโยชน์จากการใช้ความสัมพันธ์
การเก็บข้อมูลแยกกันในตารางที่เกี่ยวข้องกันสร้างประโยชน์ดังนี้

        ·     ความสอดคล้องกัน    เนื่องจากรายการแต่ละรายการของข้อมูลถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวในตารางเดียว โอกาสที่จะเกิดการกำกวมหรือความไม่สอดคล้องกันจึงมีน้อย ตัวอย่างเช่น คุณจะเก็บชื่อลูกค้าไว้เพียงครั้งเดียวในตารางเกี่ยวกับลูกค้ามากกว่าที่จะเก็บซ้ำๆ (ซึ่งจะมีโอกาสเกิดความไม่สอดคล้อง) ในตารางที่มีข้อมูลใบสั่งซื้อ

        ·    ประสิทธิภาพ    การบันทึกข้อมูลในที่เดียวหมายถึงการใช้เนื้อที่ดิสก์น้อยกว่า นอกจากนี้ ตารางขนาดเล็กจะให้ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าตารางขนาดใหญ่ สุดท้าย ถ้าคุณไม่ใช้ตารางแยกกันสำหรับเรื่องที่แตกต่างกัน คุณจะสร้างค่า Null (ไม่มีข้อมูล) และทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในตารางของคุณ ซึ่งจะทำให้เปลืองเนื้อที่และประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้

        ·   เข้าใจง่าย การออกแบบของฐานข้อมูลจะเข้าใจง่าย ถ้าเรื่องต่างๆ ถูกแยกออกเป็นตารางต่างๆ อย่างเหมาะสม

หน่วยที่8 การพิมพ์ข้อมูลจากโปรแกรมคำนวณและการประยุกต์ใช้ในการนำเสนอ

     การกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของเอกสารก่อนการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ โดยเรียกใช้ เมนูคำสั่งเกี่ยวกับการตั้งค่าหรือกำหนดรายละเอียดหน้าเอกสารก่อนการพิมพ์เพื่อความเป็น ระเบียบเรียบร้อยและเป็นรูปแบบที่เป็นทางการ นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ก่อน การพิมพ์จริงได้ทำให้ลดความผิดพลาดและช่วยให้เกิดความสะดวกสำหรับผู้ใช้มากขึ้น รวมไปถึงการสร้างกราฟหรือแผนภูมิเปรียบเทียบข้อมูลการนำเสนอข้อมูลในลักษณะต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสรุปข้อมูลในรูปแบบกราฟให้ง่ายขึ้น

8.1 การกำหนดรายละเอียดของเอกสารก่อนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์
การขอดูเอกสารก่อนพิมพ์ ทำได้ 2 วิธี ได้แก่
        วิธีที่ 1 ใช้สัญลักษณ์รูป
            1. คลิกสัญลักษณ์รูป ( ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ) จะปรากฏกรอบโต้ตอบ คำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งประกอบด้วยเมนูของสัญลักษณ์รูปการทำงาน และตัวอย่างรูปแบบของเอกสารก่อนพิมพ์ออกมาให้ดูทางจอภาพ
            2. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม พิมพ์ ถ้าไม่ต้องการพิมพ์และต้องการออกจากเมนูของคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม ปิด
       วิธีที่ 2 ใช้คำสั่ง
            1. คลิกคำสั่ง แฟ้ม
            2. คลิกคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ 
            3. จะปรากฎกรอบโต้ตอบ คำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งประกอบด้วยเมนูของสัญรูปการทำงานและตัวอย่างรูปแบบของเอกสาร ก่อนพิมพ์ออกมาให้ดูทางจอภาพ
            4. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม พิมพ์
            5. ถ้าไม่ต้องการพิมพ์และต้องการออกจาเมนูของคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม ปิด



8.2 การสร้างกราฟเปรียบเทียบการนำเสนอข้อมูล

        การสร้างแผนภูมิจะช่วยทำให้ข้อมูลมีความน่าสนใจมากขึ้น ผู้ชมจะสามารถสังเกตแนวโน้มความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

       การสร้างกราฟ (Chat) เป็นเครื่องมือสร้างกราฟอัตโนมัติ จะช่วยทำให้ได้กราฟในแบบที่ต้องการอย่างรวดเร็วและสามารถนำไปปรับแต่งภายหลังได้ตามต้องการ

                ·  การสร้างแผนภูมิกราฟ (Chart)




Step ของการทำกราฟ มีดังนี้
1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ

2.Prepare : เตรียมข้อมูล (เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ)

3. Create : สร้างกราฟ

4.Customize : ปรับแต่งกราฟ

5.  Summarize : สรุปผลของกราฟ


8.3 การออกแบบและตกแต่งกราฟเปรียบเทียบข้อมูล








      

หน่วยที่ 7 การจัดรูปแบบข้อมูล การแก้ไข ลบ คัดลอก และเคลื่อนย้ายข้อมูล

7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล

      7.1.1 การกำหนดรูปแบบข้อมูล หมายถึง รูปแบบข้อมูลในเซลล์ เช่น รูปแบบตัวอักษร วันที่ หรือ เวลา และรูปแบบของเซลล์ ประกอบด้วย แบบตัวเลข การจัดวาง แบบตัวอักษร เส้นขอบ แบบลวดลายและการป้องกัน การกำหนดรูปแบบของข้อมูล หลังจากเลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ สามารถกำหนดได้ 2 ทาง คือ 
    1. การกำหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้เครื่องแถบเครื่องมือ
    2. การกำหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้เมนูคำสั่ง


     7.1.2การเลือกกลุ่มเซลล์ หมายถึง การเลือกหรือการคลุมเซลล์เพื่อนำไปกำหนดรูปแบบเซลล์ให้มีลักษณะเหมือนกัน วิธีการเลือกกลุ่มสามารถกระทำได้ 3 วิธี คือ

    1. การใช้เมาส์โดยคลิกที่เซลล์แรกค้าง แล้วเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

    2. การใช้แป้นพิมพ์ โดยเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่เซลล์แรก กดปุ่ม Shelf ค้างไว้ แล้วใช้ลูกศรเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

    3. การใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ โดยใช้เมาส์คลิกเลือกที่เซลล์แรก กดปุ่ม Shelf ที่แป้นพิมพ์ ค้างไว้แล้วใช้เมาส์คลิกที่เซลล์สุดท้ายของกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

รูปที่ 7.1 การเลือกกลุ่มเซลล์หรือกคลุมเซลล์

7.1.3 การจักตำแหน่งในการแสดงผลของข้อมูล
     ในการจัดรูปแบบในการแสดงผลของข้อมูล สามารถกำหนดตำแหน่งสำหรับการแสดงผลให็แสดงรูปแบบตามแนวต่างๆได้ตามต้องการ โดยมีวิธีกาสรและขั้นตอนในการจัดตำแน่งการแสดงผลดังต่อไปนี้
1.มีวิธีเลือกรูปแบบข้อมูล
     (1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ
     (2)เลือกเมนู Format
     (3) เลือกเซลล์ ปรากฏหน้าต้างรายการ ดังนี้
           -Number     รูปแบบตัวเลข
           -Alignment วางแนวข้อความ
           -Font           รูปแบบตัวอักษร
           -Border       รูปแบบเส้นขอบ
           -Patterns     รูปแบบพื้นลวดลาย
           -Protection การป้องกันข้อมูล
     (4) เลือกแท็บรายการที่ต้องการ

2.วิธีการกำหนดรูปแบบตัวเลข(Number)

     (1)เลือกเซลล์ที่ต้องการกำหนดรูปแบบตัวเลข
     (2)เลือก Format
     (3)เลือก Cell
     (4)เลือกNumber

     ในส่วนของ Category เลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการ ดังนี้
     (1)General ไม่มีการกำหนดรูปแบบ ตัวเลขจะแสดงตามที่พิมพ์           (2)Number สำหรับแสดงตัวเลขทั่วไปมีเครื่องหมาย,คั่นทุกๆ 3               หลัก

3.วิธีกำหนดรูปแบบตามความต้องการของผู้ใช้(Custom)


4.วิธีการจัดรูปแบบวันที่และเวลา
     (1)เลือกเซลล์ ข้อมูลวันที่หรือข้อมูลเวลาที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบ      ใหม่
     (2)เลือก Format
     (3)เลือกCells
     (4)เลือกNumber
     (5)ในสส่วนCategory เลือกรายกา่รดังนี้
          -Data ถ้าต้องการกำหนดรูปแบบวันที่
          -Time ถ้าต้องการกำหนดรูปแบบเวลา
     (6)เลือกในส่นType: 1กำหนดลักษณะประเถทข้อมูลที่ต้องการ
     (7)เลือกOK

5.วิธีจัดรูปแบบข้อความ
     (1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา
     (2)เลือกด Format
     (3)เลือกCells
     (4)เลือกAliugnment
     (5)เลือกรูปแบบแนวข้อความตามต้องการ
     (6)เลือกOK


6.วิธีการจัดรูปแบบตัวอักษร
     (1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา
     (2)เลือกด Format

     (3)เลือกCells
     (4)เลือก Font ประกอบด้วย
          -Font แบบอักษร
          -Font style ลักษณแบบอักษร หนา เอียง 

7.วิธีการเลือกรูปแบบเส้นขอบ
          (1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา
          (2)เลือกด Format
          (3)เลือกCells
          (4)เลือกBorder ประกอบด้วย
               (ก) Presets : แลือกแนวเส้นที่กำหนดไว้ ได้แก่
                    -None ไม่มีเส้นขอบ
                    -Outline ตีเส้นขอบภายนอก
                    -Inside เส้นขอบภายใน
               (ข)Border : เส้นขอบ
               (ค)Line : เลือกลักษณะเส้นขอบ
               (ง) Color : เลือกสีเส้นขอบ
8.วิธีการเลือกรูปแบบพื้นที่
     (1)เลือกเซลล์ที่ต้องการ คลิกเมาส์ปุ่มขวา
     (2)เลือกด Format
     (3)เลือกCells
     (4)เลือก Fill  ประกอบด้วย
          -Background  Color : เลือกใส่พืนหลัง
          -Pattern Color : เลือกใส่สีลวดลาย

9.วิธีการเลือกรูปแบบการป้องกัน

     ใช้ในการป้องกันการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูลบนเซลล์ โดยเฉพาะเซลล์ที่เกิดจากการสร้างสูตรคำนวนหรือฟังชั่น รวมทั้งสามารถซ้อนสูตรการคำนวน มีขั้นตอนดังนี้
     (1)คลิกเมาส์ปุ่มขวา เลือก Format
     (2)เลือกCells
     (3)เลือก Protection
     (4)เลือก Locked ต้องการป้องกันกลุ่มเซลล์ที่เลือก
     (5)เลือกHidden 1ต้องการซ่อนสูตรการคำนวนไม่ให้ปรากฏ


7.2 การแก้ไขข้อมูลบนเซลล์

     7.2.1 การลือกแก้ไขเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง มีขั้นตอนดังนี้
          1.เลือกเซลล์ที่ต้องการแก้ไข
          2.เลือกที่ตัวอักษร พิมพ์ข้อมูลใหม่ทับข้อมูลก่า หรือกด                         ปุ่มF2แล้ว แก้ไขข้อมูลที่ต้องการหรือเลือกบนแถบสูตร แล้ว                แก้ไขข้อมูล

     7.2.2 การเพิ่มแทรกคอลลัมน์
          1.เลือกRow หรือ  Column ที่ต้องการ
          2.เลือกเมนู Insert
          3.เลือก Rows หรือ กดเม้าส์ปุ่มขวา เลือก  Enter row เมื่อ                       ต้องการแทรกแถว
          4.เลือกเมนู Insert
          5.เลือกColumn Enter row เมื่อต้องการแทรกคอลัมน์
          6.เลือกOK


7.3 การคัดลอกเซลล์ ลบ และเคลื่อนย้ายข้อมูล

     7.3.1การคัดลอกเซลล์(Copy)
          1.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
          2.วางเมาส์ที่มุมขวาของเซลล์เริ่มต้น
          3.ตัวชี้เมาส์ เปลี่ยนเป็นเครื่องฃหมาย(Auto Fill)
          4.เลือกAuto Fill จนถึงเซลล์สุดท้าย หรือเลือกที่เซลล์เริ่มต้น
          5.กดเมาส์ปุ่มขวาเลือก Copy
          6.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
          7.เลือก Paste

     7.3.2 การลบเซลล์(Delete)
          1.เลือกเซลล์ที่ต้องการลบ
          2.กดปุ่ม Delete
     7.3.3การลบแถวหรือคอลัมน์
          1.เลือกRow หรือ Column ที่ต้องการ
          2.เลือกขวา เลือกDelete ปรากฏDialog Box
          3.เลือกDelete Entire Row ลบทั้งแถว
          4.เลือกDelete Entire Column]ทั้งคอลัมน์  
          5.เลือกOK

     7.3.4 การเคลื่อนย้ายเซลล์ (Move)
          1.เลือกเซลล์ที่ต้องการ
          2.วางเมาส์ที่มุมล่างขวาของเซลล์
          3.ลากไปวาง ณ ตำแหน่งเซลล์ที่ต้งการ

หน่วยที่5 การจัดเอกสารและการนำเอกสารมาใช้งาน

5.1 การจัดเรียงลำดับข้อมูลในตารางเอกสาร

            เมื่อสร้างเอกสารขึ้นมาตามความต้องการเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ต้องการจัดเรียงข้อมูลในเอกสารบางส่วนให้เรียงลำดับความต้องการ เช่น การจัดเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปหาน้อย หรือจากน้อยไปหามาก ไม่ว่าข้อความที่จะจัดเรียงนั้นจะอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร กลุ่มข้อความ ข้อความที่เป็นคอลัมน์ หรือข้อความที่อยู่ในรูปแบบของตาราง ก็สามารถทำการจัดเรียงได้ทั้งสิ้น 

5.1.1 การเรียงลำดับข้อมูลด้วยแถบเครื่องมือ

  1.เลือก Layout
  2.เลือก sort ข้อมูลในตารางที่เลือกจะจัดเรียงใหม่ โดยจัดเรียงข้อมูลตามคำสั่งที่เลือกจากแถบเครื่องมือ
5.1.2 การเรียงลำดับข้อมมูลด้วยเมนูคำสั่ง
1.เลือกข้อมูลในตารางที่ต้องการจัดเรียงข้อมูล
2.เลือกเมนู Table
3.เลือกSort ปรากฏหน้าต่างการจัดเรียงข้อมูล

รูปที่ 5.3 หน้าต่างการจัดเรียงข้อมูล

มีรายละเอียดดังนี้

-Sort by              การกำหนดเงื่อนไขแรกสำหรับการจัดเรียงข้อมูล

-type                   การกำหนดประเภทของข้อมูลหลักที่เลือกให้ทำการจัดเรียง

-Ascending         การกำหนดให้ทำการจัดเรียงแบบจากน้อยไปหามาก

-Descending       การกำหนดให้ทำการจัดเรียงแบบจากมากไปหาน้อย

-Then By (1)       กำหนดเงื่อนไขที่สองสำหรับการจัดเรียงข้อมูล หากมีข้อมูลตามเงื่อนไขแรกซ้ำกัน

-Then By (2)       กำหนดเงื่อนไขที่สามสำหรับการจัดเรียงข้อมูล หากมีข้อมูลตามเงื่อนไขแรกและเงื่อนไขที่สองซ้ำกัน

-type                    กำหนดประเภทของข้อมูลหลักที่เลือกให้ทำการจัดเรียง

-My List Has       กำหนดลักษณะของการที่จะทำการจัดเรยีงข้อมูล

-Header Row       กำหนดรายการที่เรียงนี้มีส่วนที่เป็นหัวแถว อยู่ด้วย

-No Header Row กำหนดรายการที่เรียงนี้w,jมีส่วนที่เป็นหัวแถว

-Options...           กำหนดรายละัเอียดอื่นๆของการจัดเรียงลำดับข้อมูล

5.2 การแทรกเลขหน้า หัว/ท้ายกระดาษ

5.2.1 ขั้นตอนการใส่เลขหน้าเอกสาร

5.2.4 การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)

5.3 การสร้างจดหมายเวียนและซองจดหมาย

         การพิมพ์จดหมายเวียน (Mail Merge) เป็นการพิมพ์จดหมายที่มีข้อความเหมือนกันและส่งถึงผู้รับหลายๆคน ทำให้การทำงานสะดวกขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่น จดหมายการเชิญประชุม จดหมายแจ้งผลการเรียน จดหมายขออนุญาตผู้ปกครอง นักเรียน นักศึกษา จดหมายแจ้งการเปลี่ยนแปลงเวลาสอน จดหมายแจ้งประชุมคณะกรรมการ และแจ้งประชาสัมพันธ์ข่าวสาร เป็นต้น

        การพิมพ์จดหมายเวียนจะต้องทำเอกสาร 2 แฟ้ม

- แฟ้มที่ 1 แฟ้มเอกสารหลัก ซึ่งใช้เก็บตัวจดหมาย

- แฟ้มที่ 2 แฟ้มที่เก็บข้อมูลหรือรายละเอียดของผู้รับจดหมาย

5.3.1 ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน

1.สร้างตารางเพื่อกรอกรายชื่อ และรายละเอียดของผู้รับ
(1)เลือกTable
(2)เลือก Insert Table
(3)ป้อนข้อมูลลูกค้าตามรายละเอียด
(4)เก็บแฟ้มแฟ้มข้อมูล ชื่อ Address

5.4 การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์

     เมื่อสร้างและตกแต่งเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว และต้องการพิมพ์เอกสารรออกทางเครืองพิมพ์สำมารถกำหนดลักษณะการพิมพ์ มีขั้นตอนการจัดพิมพ์ดังนี้

5.1.4 เลือกเมนู File>Print
5.4.2 กำหนดรายละเอียดในการพิมพ์
5.4.3เลือก Print เพื่อพิมพ์เอกสารตามที่กำหนด

 หน้าใช้จัดลักษณะหน้ากระดาษ

    แนวกระดาษ หมายถึง แนวหรือทิศทางการพิมพ์ของกระดาษ
        -   แนวตั้ง การพิมพ์ตามแนวตั้งของกระดาษ
        -   แนวนอน การพิมพ์ตามแนวนอนของกระดาษ

    อัตราส่วน กำหนดการย่อขยายข้อมูลในการพิมพ์  ขนาดกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษที่ใช้งาน  คุณภาพการพิมพ์ กำหนดความเข้มของผลงานที่พิมพ์  เลขหน้าแรก กำหนดที่หน้าเริ่มต้นให้กับหน้าแรกของเอกสาร คือ เอกสารจริงเป็นหน้าใดก็จะเป็น  เลขหน้านั้น  ขอบกระดาษที่ใช้กำหนดระยะต่าง ๆ บนหน้ากระดาษ

    ระยะขอบกระดาษทั้ง 4 ด้านของกระดาษ ได้แก่ บน, ล่าง, ซ้าย, ขวา

    จากขอบใช้กำหนดระยะห่างของหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

        - หัวกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง
        - ท้ายกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง

    จัดกลางหน้า เพื่อกำหนดให้ข้อมูลอยู่กลางหน้ากระดาษพอดี

        - ตามแนวนอน วางข้อความทั้งหมดไว้กลางบรรทัดในแนวนอน
        - ตามแนวตั้ง วางข้อความทั้งหมดไว้กลางหน้ากระดาษในแนวตั้ง
    สามารถเลือกได้ทั้งตามแนวนอนและตามแนวตั้ง หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ

    หัวกระดาษ หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านบนของทุก ๆ หน้า

    ท้ายกระดาษ  หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านล่างของทุก ๆ หน้า

        การเข้าสู่เมนูการพิมพ์

        คลิกที่เมนูคำสั่ง แฟ้ม

     2. คลิกที่คำสั่ง   พิมพ์   จะปรากฏจอภาพ ดังรูป

    เครื่องพิมพ์ จะบอกว่าเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่นี้เป็นรุ่นอะไร พิมพ์- แถบสี พิมพ์เฉพาะพื้นที่ที่แรเงาใน Worksheet

        - ชีทที่เลือก พิมพ์ Worksheet ที่กำลังใช้งานอยู่และพิมพ์เอกสารทั้งหมด
        - ทั้งสมุดงาน กำหนดให้พิมพ์ Worksheet ทุก Worksheet ที่มีอยู่ออกมาทั้งหมด

    ช่วงหน้าที่พิมพ์ ทั้งหมด พิมพ์ทุกหน้า หน้าพิมพ์โดยระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์ จำนวนชุดกำหนดลักษณะการพิมพ์ของจำนวนชุดที่มากกว่า 1 ชุด